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Mitarbeiterbefragung - Standardfall

Erstellung, Durchführung und Auswertung

Sie möchten ein allgemeines Stimmungsbild Ihrer Belegschaft erhalten und Ihre Mitarbeiter online, z.B. zu deren Zufriedenheit mit dem Unternehmen befragen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit LamaPoll eine Mitarbeiterbefragung  einfach erstellen, durchführen und auswerten können.

Hier geht es um eine allgemeine (Standard)Mitarbeiterbefragung. Varianten hiervon - MA-Befragung bei mehreren Standorten und/oder Abteilungen beispielsweise -  finden Sie an anderer Stelle in der Kategorie "Use Cases" - "Mitarbeiterbefragung".

Kurz vorab:

  • Ihre Daten und die Ihrer Mitarbeiter werden verschlüsselt in deutschen, ISO zertifizierten Rechenzentren verarbeitet
  • Jede Umfrage kann 100%ig anonym durchgeführt werden
  • Sie können die Teilnehmer ganz einfach einladen – über einen Link, z.B. im Intranet
  • Die Einladungen zur Umfrage können auch über LamaPoll versendet werden
  • Sie können das Design nach eigenen Wünschen anpassen
  • Die Umfrage ist responsive und wird auf allen Endgeräten gut aussehen

Binden Sie, wenn vorhanden, Ihren Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat in die Mitarbeiterumfrage ein. Ab dem Gold-Paket kann diese Vertrauensperson neben dem Umfrageersteller einen eigenen Zugang zur Umfrage erhalten, um Anonymität und Datenschutz zu begutachten.

 

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Sie brauchen lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Passwort

1. Erste Schritte der Mitarbeiter - Fragebogenerstellung mit LamaPoll

Umfragen lassen sich mit LamaPoll schnell und einfach erstellen. Der Vorgang ist mit Power Point vergleichbar – Sie legen Folien / Seiten an und erstellen Elemente (Fragen, Textblöcke, Bilder...) auf den einzelnen Seiten. Dabei stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung wie Pflichtfragen (kein Vorankommen ohne Beantwortung), Ein- und Ausblenden (Fragen / Seiten werden nur eingeblendet, wenn…), Sprünge (Falls… dann Sprung zu Seite X) und mehr.

Die wichtigsten Funktionen finden Sie hier:

Denken Sie während der Planung der Umfrage an die Auswertung! Lesen Sie hier mehr zu diesem Aspekt.

Die Entscheidung, welche und wieviele Informationen Sie von Ihren Mitarbeitern wissen möchten sowie die Fragenformulierung sollten mit Bedacht getroffen werden.

2. Vorlagen und Beispiele für Mitarbeiterumfragen

Verwenden Sie gern einzelne Fragen aus unserer Mustervorlage;, die vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln und dem RKW Kompetenzzentrum erstellt wurde. Die Vorlage kann über den blauen Link „Verwenden“ in den eigenen Account übertragen werden.  

 

 VORLAGE
Mitarbeiterbefragung Vorlage

 

Sie können das Design der Umfrage individuell anpassen - beim Menüpunkt „Design“ und „Farben“ gibt es hierfür vielfältige Möglichkeiten. Erzeugen Sie z.B. mit Ihrem Firmenlogo einen Wiedererkennungseffekt und stärken Sie so das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter bzgl. der Umfrage: laden Sie Ihr Unternehmenslogo auf der ersten Fragebogenseite oben links hoch. Es wird automatisch auf jeder weiteren Seite angezeigt.

Weitere Vorlagen auf unser Webseite

 

Im Tool finden Sie zudem bei unseren Fragenvorlagen eine Sektion „Mitarbeiterbefragung“, aus der Sie fertige Fragen in Ihren Fragebogen übernehmen können:.

Spezielle Fragenvorlagen für Mitarbeiterbefragungen auswählen und in den Fragebogen übernehmen

Abbildung 1 - Spezielle Fragenvorlagen für Mitarbeiterbefragungen auswählen und in den Fragebogen übernehmen

 

3. Durchführung der Befragung - wie laden Sie Ihre Mitarbeiter ein

Generell gilt: Die Teilnahme an jeder mit LamaPoll erstellten Umfrage geschieht immer über einen Link, der dem Teilnehmer zugestellt wird. Ihre Mitarbeiter klicken auf diesen Link, bekommen den Fragebogen präsentiert und können diesen online beantworten.

Bei diesem Link zur Umfrage haben Sie als Umfrageersteller/in die Wahl zwischen zwei verschiedenen Formen: dem allgemeinen und dem individuellen Link (= individueller Zugangsschlüssel).

Vor diesem Hintergrund gibt es folgende 2 Möglichkeiten für eine anonyme Befragung:  

Option 1:offene“ Umfrage, jeder Mitarbeiter bekommt denselben, allgemeinen Link zur Umfrage

Sie verwenden den allgemeinen Link zur Umfrage, um Ihre Mitarbeiter z.B. über das Intranet oder Ihr eigenes E-Mail-Programm einzuladen. Diesen Link können Sie einfach unter „Einstellungen“ - > „Allgemein“ per Copy & Paste abrufen. Alle Umfrageteilnehmer nutzen dann den selben Link. Es ist in technischer Hinsicht nicht nachvollziehbar, wer teilgenommen hat (und wie oft).

Wichtig: Mehrere Mitarbeiter haben oftmals dieselbe IP-Adresse in einem Netzwerk. Vermeiden Sie bei einer Mitarbeiterbefragung daher generell die Aktivierung der IP-Sperre, da hierdurch die Teilnahme verhindert werden kann.

Option 2: „geschlossene“ Umfrage, jeder Mitarbeiter bekommt einen individuellen Link

Sie laden jeden Mitarbeiter mit einem individuellen Link, einem sog. individuellen Zugangsschlüssel ein. Am einfachsten geht dies über das LamaPoll-Versandsystem – Sie laden die Teilnehmer-Mail-Adressen in das Adressbuch hoch und sorgen über Platzhalter in der Einladungsmail dafür, dass jeder einen eigenen Link bekommt, mit einem eigenen Code.

Alternativ laden Sie die benötigte Anzahl Links in der Software herunter – im Menüpunkt „Teilnehmer“ - > „Zugangsschlüssel“ – und versenden diese mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm, mit der Serienbrief-Funktion zum Beispiel. Beachten Sie bitte hierbei, dass die Verteilung der heruntergeladenen Links zufällig geschieht, z.B. durch eine Vertrauensperson wie Ihrem Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragten. Sie dürfen als Umfrageersteller/in nicht wissen, wer welchen individuellen Zugangslink erhält, um die Anonymität zu gewährleisten.

Wichtig: die voreingestellte Anonymitätseinstellung bei „Datenschutz und Sicherheit“ – Ergebnisse anonymisieren? auf „Ja“ – muss bei beiden Optionen beibehalten werden.

Beide Umfragearten, die offene und die geschlossene Form, haben Vor-und Nachteile. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit dem allgemeinen Link (offene Umfrage) und Ihrem firmeneigenen E-Mail-Programm einladen, landen beispielsweise kaum bis gar keine personenbezogenen Daten in unserer Software. Alle Vor-und Nachteile finden Sie komprimiert hier.

Sie fragen sich, welche Umfrageart und Vorgehensweise bei der Einladung für Ihre Befragung am besten passt?

Nach Beantwortung der folgenden Kurzumfrage wissen Sie, was für Ihren Fall am besten geeignet ist. Wir geben Ihnen eine Empfehlung. Dabei gehen wir von einer anonymen Befragung aus, bei der keine Zuordnung von Mitarbeiter(name) und jeweiliger Antwort besteht.

 

4. Auswertung der Mitarbeiterumfrage

Im Menüpunkt "Auswertung" stehen generell 2 Ergebnis-Downloads zur Verfügung:

  • Gesamtauswertung, bei der Sie eine Auswertung aller Fragen einzeln erhalten
  • die Rohdaten -  eine Zuordnung von Teilnehmer-ID und allen Antworten in einer CSV-Datei. Hier werden auch alle Freitexte von „offenen“ Fragen ausgegeben.

 

Mit den Ergebnisfiltern können Sie nach bestimmten Fragen filtern, z.B. nach einzelnen Abteilungen und sich so zielgerichtet nur diese Datensätze anzeigen lassen.

Relevante Unterschiede zwischen verschiedenen Gruppen können Sie zudem mit der Vergleichs-Funktion erkennen – in EINER übersichtlichen Tabelle. Die Gruppen der Teilnehmer können Sie beliebig zusammensetzen - vergleichen Sie beispielsweise die weiblichen Führungskräfte von Standort A mit männlichen Mitarbeitern aus der Produktion.

5. Hinweise und Tipps für Ihre Befragung

  • Eine nicht-anonyme Mitarbeiterbefragung ist mit LamaPoll prinzipiell auch möglich. Hierbei sind Sie jedoch als Umfrageersteller verpflichtet, Ihre Teilnehmer darüber zu informieren.
  • Fügen Sie Impressum und Datenschutzerklärung in Ihrer Umfrage hinzu – z.B. durch Verlinkung in der Fuß- oder Kopfzeile. So sind die Angaben auf jeder Umfrageseite einsehbar.
  • Fragen Sie mit „offenen Fragen“ (Kommentare oder Eingabefelder) gezielt nach Anregungen, Wünschen oder Begründungen Ihrer Mitarbeiter. Weisen Sie aber ausdrücklich darauf hin, keine personenbezgenen Daten im Eingabefeld oder Kommentarfeld zu hinterlassen! 

 

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6. Arten und Varianten der MAB

 

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