Terminfindung und -abstimmung

Erstellung, Durchführung und Auswertung

Sie möchten eine Terminfindung und -abstimmung durchführen, ähnlich einer Doodle-Abstimmung?

Lesen Sie hier, welche Möglichkeiten Sie mit LamaPoll haben.

Kurz vorab:

• Ihre Daten werden verschlüsselt in deutschen, ISO zertifizierten Rechenzentren verarbeitet
• Jede Abfrage kann 100%ig anonym durchgeführt werden
• Sie können die Teilnehmer ganz einfach einladen – über einen Link, z.B. im Intranet, in Social Media-Kanälen oder per Mail mit Ihrem E-Mail-Client
• Die Einladungen zur Befragung können auch über LamaPoll versendet werden
• Sie können das Design nach eigenen Wünschen anpassen
• Die Abstimmung ist responsive und wird auf allen Endgeräten gut aussehen

LamaPoll ist als Umfrage-Tool nicht nur auf Umfragen beschränkt - es lassen sich auch Terminfindung und- abstimmungen damit umsetzen. Mit speziellen Fragetypen wie „Hinterlegte Ergebnisse“ und durch Verwendung der Quoten-Filter sind Terminfindungen möglich, bei denen Teilnehmer live mitverfolgen können, welche Termine am häufigsten gewählt werden und welche bereits ausgebucht sind.

Mit Matrixfragen wiederum lassen sich Terminabstimmungen umsetzen, die optisch an Doodle angelehnt sind…

Legen Sie gleich los. Terminfindung jetzt kostenfrei erstellen!

Sie brauchen lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Passwort

• Vorab: Erste Schritte der Fragebogenerstellung mit LamaPoll
• Terminabstimmung mit Live-Ergebnisanzeige
• Terminplanung mit Doodle-ähnlicher Termin-Anzeige
• Durchführung der Terminfindung
• Auswertung der Terminfindung

Hier finden Sie einen Überblick zu den Möglichkeiten:

1. Vorab: Erste Schritte der Fragebogenerstellung mit LamaPoll

Der Vorgang ist mit Power Point vergleichbar – Sie legen Folien / Seiten an und erstellen Elemente (Fragen, Textblöcke, Bilder...) auf den einzelnen Seiten. Dabei stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung wie Pflichtfragen (kein Vorankommen ohne Beantwortung), Ein- und Ausblenden (Fragen / Seiten werden nur eingeblendet, wenn…), Sprünge (Falls… dann Sprung zu Seite X) und mehr.

Die wichtigsten Funktionen finden Sie hier:

• Erste Schritte der Umfrageerstellung
• Fragen anlegen, verschieben, duplizieren, löschen
• Fragetypen
• bedingte Sichtbarkeiten und Verzweigungen (Sprünge)
• Design der Umfrage
• Anonymitätsfaktoren - wie erhalte ich eine anonyme Umfrage?

Starten Sie Ihre Terminabfrage jetzt kostenfrei!

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Abb. A - Terminfindung Beispiel A - Live-Ergebnis-Anzeige der Terminhäufigkeit mit Abfrage der Teilnehmernamen

2. Terminabstimmung mit Live-Ergebnisanzeige

Sie können Ihre Terminabstimmung so einrichten, dass die Befragten mitverfolgen können, welche Termine prozentual am häufigsten gewählt werden UND ausgebuchte Termine dabei nicht mehr anzeigen lassen  - sowohl anonym als auch nicht anonym mit Zuordnung der Namen (siehe Abb. A)

Gehen Sie dafür bitte wie folgt vor:

a) Navigieren Sie auf Ihrer Fragebogenseite zum Button "Neues Element erstellen" und wählen Sie im sich öffnenden Fragenkatalog bei den Spezielfragen "Hinterlegte Ergebnisse".

Abb. 1 - Fragetyp "Hinterlegte Ergebnisse" bei den Spezialfragen im Fragenkatalog wählen

Tragen Sie die zur Auswahl stehenden Termine im Bearbeitungsmodes der Frage (über "Bearbeiten" ) als Antwortoptionen ein und passen Sie die Fragestellung an. 

Abb.2 - Fragetyp "Hinterlegte Ergebnisse" : Antwortoptionen und Fragestellung anpassen

Sie können wählen, ob jeweils nur ein Termin oder mehrere Termine auswählbar sind - Einfach-oder Mehrfachauswahlfrage.

b) Für das Ausblenden von ausgebuchten Terminen benötigen Sie die Quoten-Filter bei der Sichtbarkeitsfunktion: Wählen Sie zunächst bei jedem Termin rechts das kleine Auge-Symbol :

Abb. 3 - Auge-Symbol bei jeder Antwortoption

Stellen Sie anschließend die Sichtbarkeitsbedingung für die Quoten-Filter wie folgt ein:

Wählen Sie die Kategorie "Quoten-Filter", und dort dann die Quoten zur betreffenden Frage. Am Anfang der Bedingung stellen Sie bitte "nicht sichtbar" ein , denn der Termin soll ja nicht mehr angezeigt werden , wenn eine Anzahl X erreicht wurde.

Abb.4 - Quoten-Filter bei der Sichtbarkeitsbedingung wählen

Vervollständigen Sie anschließend die Bedingung gemäß der von Ihnen gewünschten Quote: Beispiel einer vollständigen Quoten-Bedingung  - Termin 1 soll nicht mehr angezeigt werden, falls die Quote größer oder gleich 10 ist:

Abb.5 - Komplette Quoten-Filter-Bedingung für einen Termin 1 nicht mehr sichtbar, falls die Quote größer oder gleich 10

Sobald Sie die Quoten für Ihre Termine auf diese Weise eingestellt haben, werden Termine, die die Maximalanzahl erreicht haben nicht mehr angezeigt.

Bitte beachten: Die Quoten-Filter-Funktion ist ab dem Gold-Tarif verfügbar.

Eine einfache Terminabstimmung ohne Live-Ergebnisanzeige ist natürlich auch möglich:  Hierfür gibt es bei den Standard-Fragetypen Auswahlfragen (Single Choice und Multiple Choice) .

3. Terminplanung mit Doodle-ähnlicher Termin-Anzeige

Abb. B - Terminabfrage mit Matrixfrage  - Doodle-ähnliche Anzeige

Eine an Doodle angelehnte Ansicht der Termine läßt sich mit der Matrixfrage (bei den Standard-Fragetypen) umsetzen - dies ist jedoch nur bei einer überschaubaren Anzahl von Terminen zu empfehlen. Hierbei werden die auswählbaren Termine in den Spalten eingetragen, z.B.:

Abb. 6 - Matrixfrage anpassen: Termine bei den Spalten eintragen

Entfernen Sie zudem bei dieser Variante die voreingestellten 2 weiteren Items der Matrixfrage und ersetzen Sie die links stehende Beschriftung entsprechend.

Auch hier können mit der Quoten-Filter-Funktion ausgebuchte Termine ausgeblendet werden. Navigieren Sie hierzu bitte zum Auge-Symbol bei jeder Spalte.

Abb. 7 - Matrixfrage:  Auge-Symbol bei jeder Spalte (Termin)

Stellen Sie die Sichtbarkeitsbedingung mit den Quoten-Filtern dann wie bei Abb. 5 ein.

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4. Durchführung der Terminfindung

Es gibt generell verschiedene Einladungsmöglichkeiten für verschiedenartige Abfragen. Für die Terminplanung empfiehlt sich die "offene" Umfrage mit dem allgemeinen Link zur Umfrage, den Sie einfach und schnell über Ihr eigenes E-Mail-Programm an die Teilnehmer verschicken können oder auch im Intranet oder in Sozialen Medien posten können. Den allgemeinen Link finden Sie u.a. bei den "Einstellungen" -> "Allgemein".

Alternativ könnten Sie die Teilnehmer auch über das Adressbuch von LamaPoll einladen, im Rahmen einer sog. "geschlossenen" Umfrage.

5.  Auswertung der Terminfindung

Für die Auswertung der Terminfindung ist der Rohdatenexport aussschlaggebend - vor allem dann, wenn die Abfrage nicht-anonym mit Abfrage der Namen stattfindet. Die Zuordnung von Termin und zugehörigem Namen finden Sie immer in den Rohdaten.

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