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Anonymität bei Umfragen

Wie erstelle ich anonyme Umfragen und wann ist Anonymität nicht mehr gewährleistet?

Insbesondere bei Mitarbeiterumfragen spielt die Anonymität der Umfrage eine zentrale Bedeutung. Sie möchten eine anonyme Umfrage erstellen und durchführen und fragen sich, was Sie dabei beachten sollten? Lesen Sie dann hier zu den verschiedenen Faktoren, die allesamt wichtig sind für eine anonyme Umfrage.

Beim Thema Anonymität geht es um die Zuordnung der Teilnehmerantworten zu den jeweiligen Personen. Bei anonymen Umfragen können die Antworten den Teilnehmern nicht zugeordnet werden. Bei nicht-anonymen Umfragen besteht die direkte Zuordnung von Antwort und zugehörigem Teilnehmer. Die Frage nach der Anonymität bei Umfragen ist nicht mit dem Thema Datenschutz zu verwechseln, auch wenn es teilweise Schnittmengen gibt. Wie Sie Ihre Umfrage datenschutzkonform erstellen, lesen Sie hier.

 

Die Anonymität Ihrer Umfrage wird von einer Vielzahl von Faktoren bestimmt. Wir haben eine Liste dieser Faktoren zusammengestellt:

 

1. Anonymität bei offenen und geschlossenen Umfragen

In Bezug auf Anonymität spielt die Art Ihrer Umfrage eine entscheidende Rolle – wir unterscheiden zwischen offenen und geschlossenen Umfragen.

a)    offene Befragung
Sie verwenden den allgemeinen Link zur Umfrage, um die Teilnehmer mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm, per Newsletter oder Posting in den sozialen Medien zur Umfrage einzuladen. Diesen allgemeinen Link können Sie einfach unter „Einstellungen“ - > „Allgemein“ per Copy & Paste abrufen.
Alle Teilnehmer nutzen bei einer offenen Umfrage denselben Link, es ist nicht nachvollziehbar wer teilgenommen hat (und wie oft).

Wichtig bzgl. Anonymität: Fragen Sie personenbezogene Daten wie die Kontaktdaten Ihrer Teilnehmer ab, muss diese Frage unbedingt mit der Zusatzoption bzgl. personenbezogener Daten "Getrennte Auswertung" markiert werden – bei jeder Frage im Bearbeitungsmodus bei „Erweitert“ möglich. Somit werden die Antworten dieser Frage getrennt von den restlichen Antworten im Fragebogen gespeichert und die Umfrage ist in Bezug auf die Ergebnisse anonym.

Zusatzoption "Getrennte Auswertung" für das Abfragen von KontaktdatenAbbildung 1 - Zusatzoption "Getrennte Auswertung" für das Abfragen von Kontaktdaten

 

b) geschlossene Befragung

Sie laden jeden Teilnehmer mit einem individuellen Link, einem sog. individuellen Zugangsschlüssel ein. Am einfachsten geht dies über LamaPoll – Sie laden die E-Mail-Adressen in das Adressbuch hoch und sorgen über Platzhalter in der Einladungsmail dafür, dass jeder einen eigenen Link bekommt.

Wichtig bzgl. Anonymität: Bei dieser Nutzung des LamaPoll-Versandsystems muss die Voreinstellung bei der Ergebnisanonymisierung (Einstellungen -> Datenschutz & Sicherheit -> Ergebnisse anonymisieren? auf „Ja“ ) unbedingt beibehalten werden. Bitte hierbei auch beachten: Die Ergebnisanonymisierung bei einer geschlossenen Umfrage kann nach dem Start der Umfrage nicht mehr geändert werden. Eine an dieser Stelle als anonym eingestellte Umfrage kann nach dem Start der Umfrage, d.h. im online-Modus, nicht mehr entanonymisiert werden! 

Alternativ zur Adressbuchnutzung, als zweite Option bei einer geschlossenen Umfrage, laden Sie die benötigte Anzahl individueller Zugangsschlüssel beim Menüpunkt „Teilnehmer“ - > „Zugangsschlüssel“ – und versenden diese mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm, z.B. mit der Serienbrief-Funktion.

Wichtig bzgl. Anonymität:  Wenn Sie als Umfrageersteller die Links / Schlüssel aus LamaPoll exportieren und selbst versenden, wissen Sie, welcher Teilnehmer welchen Link / Schlüssel erhalten hat. Somit können Sie auch auf seine Ergebnisse zugreifen, indem Sie bspw. seinen Link aufrufen. Die heruntergeladenen Zugangsschlüssel müssen also so verteilt werden, dass niemand weiss, wer welchen Schlüssel erhalten hat - bspw. Ausdrucken und von einer unabhängigen Person wie dem Betriebsrat aus einem Topf ziehen lassen.

2. Attribute im LamaPoll-Adressbuch

Vorsicht bei Attributen:  Sie können die Anonymität einer Umfrage kompromittieren:

Wenn Sie aus LamaPoll heraus einladen, haben Sie die Möglichkeit, jedem Teilnehmer Attribute zuzuordnen (bspw. Geschlecht, Abteilung, beliebige weitere Informationen). Diese Attribute werden immer mit den Ergebnissen verknüpft. Nach Attributen kann auch gefiltert werden und diese Informationen lassen sich mit Ergebnissen der Umfrage kombinieren. Sie sollten demnach keine direkten personenbezogenen Daten als Attribut hochladen („individuelle Attribute“ wie Name, Mailadresse). Auch bei indirekt personenbezogenen Daten sollten Sie aufpassen, dass bei einer Kombination kein Personenbezug besteht (bspw. Alter + Geschlecht + Abteilung = Herr Müller).

Haben Sie individuelle Attribute vergeben, ist die Umfrage nicht mehr anonym! Gleiches gilt auch, wenn Sie sehr viele Attribute vergeben, welche in Kombination zu einer Identifizierung der Teilnehmer führen können (z.B. Attribute Geschlecht + Alter + Team + Betriebszugehörigkeit etc.).

Entscheiden Sie sich für die Attributvergabe (indirekt personenbezogenen Daten: Gruppen mit mehreren Personen bekommen kollektiv ein Attribut), empfehlen wir die gleichzeitige Abfrage der Informationen im Fragebogen. Negatives Beispiel: Wenn Sie das Attribut "Geschlecht" im Adressbuch hinterlegt haben, jedoch nicht nach Geschlecht im Fragebogen fragen, taucht bei einer anschließenden Präsentation der Auswertung hinsichtlich Geschlecht sicherlich die Frage auf, woher diese Information stammt ...

3. Filterfragen

Achtung bei sog. Filterfragen - das Abfragen von demographische Daten wie Alter, Geschlecht, aber auch Abteilung, Standort, Position im Unternehmen etc. im Fragebogen selbst! Dies ist insbesondere für Mitarbeiterumfragen relevant. Nach diesen Fragen können Sie im Auswertungsmenü filtern. Und bei einer kleinen Stichprobe kann die Anonymität einzelner Datensätze kompromittiert werden. Durch Kombination von Filterfragen werden die Stichproben noch kleiner - lesen Sie hierzu auch die Vorüberlegungen zu einer Mitarbeiterbefragung.

Eine Kombination der Filterfragen sollte immer eine Grundgesamtheit (Stichprobe) von mindestens 5 Personen ergeben. Achten Sie bei Mitarbeiterbefragungen vor allem darauf, dass die Kombination Führungsposition + Geschlecht + Alter oftmals die Anonymität gefährdet.

4. Geräteerkennung und Herkunftsseiten

Möchten Sie eine anonyme Umfrage durchführen, sollte die Sammlung von Metadaten deaktiviert bleiben. Ansonsten besteht die Gefahr, dass einzelne Personen anhand des Gerätes identifiziert werden können – zum Beispiel der einzige Mitarbeiter mit einem Mac-PC.
Belassen Sie bei den „Einstellungen“ -> "Datenschutz & Sicherheit" die Voreinstellung der beiden Metadaten Geräteerkennung und Herkunftsseite auf „Nein“.

Abbildung 2 - Geräteerkennung und Herkunftsseite deaktivieren

5. Hinweise zur Anonymität

  • geschlossene Umfragen (individuelle Links) sind hinsichtlich der Anonymität nicht immer die beste Wahl. Ihre Teilnehmer müssen Ihnen vertrauen, dass die Umfrage wirklich anonym eingestellt ist (Beibehaltung der Voreinstellung), und dass Sie keine personenbezogenen Attribute in der Umfrage verwendet haben.
  • Offene Fragen wie Eingabefrage oder Kommentare können die Anonymität eines Teilnehmerdatensatzes „entanonymisieren“: Anhand eines sehr individuellen Schreibstils oder auch aufgrund von bestimmten Inhalten können einzelne Befragte identifiziert werden: Weisen Sie Ihre Teilnehmer daher auf diesen Aspekt hin.
  • Speziell für Ihre Teilnehmer haben wir Informationen zur Anonymität von Umfragen bereitgestellt: https://www.lamapoll.de/Support/Datenschutz/Anonyme-Online-Umfrage

 

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