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Adressbuch importieren, exportieren & löschen | Einladungen versenden | Attributvergabe

Sie möchten Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer über das LamaPoll-Versandsystem zur Umfrage einladen? Dann verwenden Sie das Adressbuch! Denn hier können Sie Ihre Teilnehmerliste, also sämtliche E-Mail-Adressen der zu benachrichtigenden Personen, unkompliziert hochladen und speichern. Nutzen Sie das Adressbuch außerdem, um Teilnehmende mit bestimmten Attributen zu versehen, die sich im Ablauf des Fragebogens oder der Auswertung wiederfinden.
Lesen Sie im Folgenden, wie Sie mit dieser Funktion umgehen und was Sie beachten sollten:

Sie müssen das LamaPoll-Adressbuch nicht benutzen, um Teilnehmende zur Umfrage einzuladen. Andere Wege zur Einladung sowie mögliche Vor- und Nachteile finden Sie hier: Einladung zur Umfrage

1. Wofür brauchen Sie das LamaPoll-Adressbuch?

Das Adressbuch ist neben den E-Mail-Vorlagen und dem E-Mail-Versand ein wichtiger Teil des LamaPoll-Versandsystems. Um Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer per E-Mail-Vorlage zur Umfrage einladen zu können, müssen die E-Mail-Adressen der Adressaten, also Ihre Teilnehmerliste, direkt in das Adressbuch hochgeladen werden. Außerdem ist das Adressbuch der Ort, an dem Sie gezielt Teilnehmerattribute hinterlegen können.

Hintergrund: Sie können Teilnehmenden beliebige Attribute zuweisen. Mögliche Attribute sind z. B. Geschlecht, Abteilung, Teams, Kundennummern oder auch der Wohn- oder Arbeitsort. Diese können dann später bei der Auswertung herangezogen werden oder auch die Dynamik des Fragebogens beeinflussen. Letzteres ermöglicht zum Beispiel Fragen, die für Teilnehmende nur sichtbar sind, wenn sie das entsprechende Attribut besitzen (bspw. „Frage nur sichtbar, wenn Attribut = männlich“).

Wenn Sie das Adressbuch benutzen, werden personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen in unserer Software gespeichert und verarbeitet. Klären Sie bitte im Vorfeld intern mit entsprechenden Ansprechpersonen ab, ob dies gewünscht ist.

2. Attributvergabe: Das Adressbuch als Ort für Attribute

In einer entsprechenden Spalte können im Adressbuch für jeden Teilnehmer gezielte Angaben wie Geschlecht, Abteilung etc. hinterlegt werden. Das sind die Attribute (siehe Abbildung 1).

Eine Übersicht der Attribute Ihrer Teilnehmer finden Sie direkt im Adressbuch. Abb. 1 - Eine Übersicht aller Attribute Ihrer Teilnehmer finden Sie direkt im Adressbuch.

Einmal eingepflegt, ist es möglich, diese in der Auswertung bei den Ergebnisfiltern oder bei der Steuerung des Fragebogens innerhalb von Verzweigungs- oder Sichtbarkeitsbedingungen zu nutzen.

Erfahren Sie mehr zum Umgang mit Attributen in unseren hilfreichen Helpdesk-Anleitungen zu den Themen Attribute-Einsatzgebiete und Attribute vergeben.

Ein Beispiel: Sie fügen für jeden Teilnehmenden die Information „Standort“ hinzu. Später können Sie bspw.:

den Fragebogen steuern (bestimmte Seiten oder Fragen sind nur für bestimmte Standorte sichtbar bzw. unsichtbar)
die Ergebnisse filtern („Zeige nur Ergebnisse von Teilnehmern mit Standort A an.“)
gezielt zu bestimmten Seiten springen oder diese überspringen
Ergebnisse vergleichen („Vergleiche/teile alle Ergebnisse nach dem Attribut Standort“)
den Standort als Platzhalter in Fragen und Texten anzeigen

Im Adressbuch werden alle Informationen außer "Name" und "E-Mail-Adresse" als Attribute behandelt. Attribute werden außerdem mit der Auswertung exportiert. Verwenden Sie daher niemals Namen oder zu viele Attribute bei anonymen Umfragen, um die Anonymität nicht zu gefährden! Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Helpdesk: Anonyme Umfragen

3. Adressbuch als Teil des Versandsystems: Funktionen und Möglichkeiten

In das Adressbuch werden benötigte E-Mail-Adressen, Namen und ggf. Attribute Ihrer Teilnehmer hochgeladen. Einmal importiert, besteht die Option, Teilnehmende direkt von dort aus einzuladen. Außerdem kann ein importiertes Adressbuch bei Bedarf für andere Umfragen exportiert werden. Alle Möglichkeiten jetzt im Überblick:

3.1. Adressbuch importieren: Neue Einträge, Teilnehmerlisten hochladen

Das Adressbuch befindet sich im Menüpunkt "Durchführen". Von dort aus navigieren Sie auf der linken Seite direkt weiter zum Bereich "Adressbuch" (siehe Abbildung 2).

Das Adressbuch befindet sich im Menüpunkt "Durchführen". Abb. 2 - Sie finden das Adressbuch im Menüpunkt "Durchführen".

Anschließend können Sie über den blauen Button "+ Hinzufügen" entweder manuell einen neuen Eintrag vornehmen, also einen Teilnehmer hinzufügen, oder Sie importieren ein Adressbuch. Nachfolgend erklären wir Ihnen beide Möglichkeiten genauer.

a) Neue Einträge anlegen

Einzelne, wenige E-Mail-Adressen lassen sich nach einem Klick auf den Button "+ Hinzufügen" über "Neuer Eintrag" anlegen (siehe Abbildung 3). Das ist vor allem zum Testen Ihres Fragebogens im Rahmen eines Pretests interessant, da Sie so schnell ein paar Kolleg:innen zum Testen einladen können.

Abb. 3 - Einen neuen Eintrag ergänzen Sie mit einem Klick auf den Button "+ Hinzufügen".

Anschließend öffnet sich ein neues Dialogfenster. Geben Sie hier die E-Mail-Adresse Ihres Teilnehmers sowie optional den Namen (Vor- und Nachnamen) ein. Außerdem lassen sich an dieser Stelle Attribute hinzufügen. Ergänzen Sie mehr als ein Attribut, dann trennen Sie diese zwingend mit einem Komma oder Semikolon voneinander. Beachten Sie außerdem das voreingestellte Häkchen bei "Keine Einträge mit gleicher E-Mail-Adresse erlauben" und entfernen Sie es, wenn Sie doppelte Mail-Adressen zulassen wollen.

Wichtig: Sie können jetzt festlegen, ob doppelte E-Mail-Adressen zugelassen oder verhindert werden. Der Zusatz "Keine Einträge mit gleicher E-Mail-Adresse erlauben" ist voreingestellt. Wollen Sie gleiche E-Mail-Adressen in Ihrem Adressbuch erlauben, dann entfernen Sie das Häkchen aktiv.

Nachdem Sie alle relevanten Angaben ergänzt haben, klicken Sie entweder auf "Speichern" oder auf "+ Weiterer Eintrag" (siehe Abbildung 4). Die letzte Option fügt Ihren Eintrag automatisch hinzu, leert anschließend die Eingabemaske und Sie können sofort einen weiteren Eintrag ergänzen.

Abb. 4 - Geben Sie die Mail-Adresse Ihres Teilnehmers und ggf. Namen und Attribute ein. Achten Sie auf das Häkchen bei "Keine Einträge mit gleicher E-Mail-Adresse erlauben".

b) Adressbuch importieren

Planen Sie eine Umfrage mit einer großen Anzahl an Teilnehmerinnen und Teilnehmern, empfiehlt es sich, Ihre Teilnehmerliste über die Importfunktion hochzuladen. Nutzen Sie dafür den blauen Button "+ Hinzufügen" und wählen anschließend „Adressbuch importieren“.

Um Ihre Teilnehmerliste zu importieren, erstellen Sie bitte im Vorfeld eine Excel-Datei, die alle relevanten Inhalte enthält (siehe Abbildung 5). Wichtig ist, dass eine Spalte die E-Mail-Adressen beinhaltet.

Abb. 5 Beispiel einer Teilnahmeliste für den Adressbuch-Import

Sollten Sie neben dem Namen weitere Spalten mit ergänzenden Informationen zu den Teilnehmenden hinzufügen, werden diese als Attribute übernommen. Beachten Sie außerdem, dass die erste Zeile Ihrer Excel-Liste lediglich für Spaltenüberschriften zur Verfügung steht und nicht mit importiert wird.

Speichern Sie Ihre Excel-Datei bitte im CSV-Format (CSV UTF-8) ab, um sie in das LamaPoll-Adressbuch hochzuladen.

Enthält Ihre Ausgangsdatei Inhalte mit Sonderzeichen oder Umlauten, dann nutzen Sie bitte das CSV-Format UTF-8 für den Import. So stellen Sie sicher, dass sämtliche Inhalte korrekt übernommen werden.

Nach dem Klick auf "Adressbuch importieren" öffnet sich ein Dialogfenster. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Ihre zuvor gespeicherte CSV-Datei mit einem Klick hochzuladen (siehe Abbildung 6).

Abb. 6 - Nutzen Sie den Bereich "Klicken Sie hier, um eine csv-Datei auszuwählen" zum Upload.

Nach dem Upload müssen Sie einige Einstellungen überprüfen, damit Ihre Daten richtig zugeordnet und importiert werden können:

Prüfen Sie zunächst die Importeinstellungen (Trennzeichen und Quotierung) und klicken auf "Weiter".
Ordnen Sie nun die Spalten für die E-Mail-Adressen und Namen richtig zu. Nutzen Sie dafür das Drop-Down-Menü.
Wählen Sie anschließend aus, ob Sie Attribute importieren, nicht importieren oder gezielt ein- bzw. ausschließen.
Beachten Sie den blauen Schieberegler! Ist dieser aktiv, dann wird der Upload doppelter E-Mail-Adressen unterbunden. Wollen Sie doppelte Adressen erlauben, dann klicken Sie einmal auf den Regler, bis dieser grau ist.
Klicken Sie auf den grünen Button "Adressbuch hochladen".
Überprüfen Sie die Import-Auswertung und Ihre importierten Einträge.
Klicken Sie auf den blauen Button "Schließen", um den Prozess zu beenden.

Eine Übersicht über die Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie im nachfolgenden GIF:

GIF - Beispiel für einen Adressbuch-Import

Übrigens: Namen und E-Mail-Adressen werden bei anonymen Umfragen nicht mit den Ergebnissen ausgegeben, nur Attribute!

3.2. Einladungen aus dem Adressbuch heraus versenden

Ist das Adressbuch hochgeladen, können Sie eine E-Mail-Vorlage für Ihre Einladung erstellen und diese anschließend direkt aus dem Adressbuch heraus versenden. Nutzen Sie dafür entweder das Briefumschlag-Symbol rechts neben dem Teilnehmenden Ihrer Wahl oder Sie markieren mehrere Personen über das Häkchen links und klicken anschließend auf "E-Mail senden" im 3-Punkte-Menü (siehe Abbildung 7).

Abb. 7 - Nutzen Sie das Briefumschlag-Symbol oder das 3-Punkte-Menü, um Einladungen aus dem Adressbuch heraus zu versenden.

Diese Optionen eignen sich besonders, wenn Sie nur wenige Einladungen verschicken oder Ihre Umfrage sowie den Versand im Rahmen eines Pretests prüfen wollen. Für den Versand einer größeren Anzahl an Einladungen empfiehlt sich stattdessen ein Mailing-Auftrag.

Achtung! Ihre Einladungen werden nicht sofort nach dem Klick auf das Umschlag-Icon oder auf "E-Mail versenden" verschickt! Sie haben bei beiden Optionen vorher immer die Möglichkeit, einen Ausführungszeitpunkt festzulegen und weitere Einstellungen (Absender, E-Mail-Server, E-Mail-Vorlage) vorzunehmen.

Nutzen Sie bitte unseren Helpdesk-Beitrag für eine ausführliche Anleitung zum Mailversand aus dem Adressbuch: E-Mails aus dem Adressbuch heraus versenden.

3.3. Suche und Filter nutzen, Tabelle anpassen

a) Suchleiste verwenden

Innerhalb des Adressbuchs haben Sie zunächst die Möglichkeit, ganz klassisch nach E-Mail-Adressen, Namen und Attributen zu suchen. Dafür geben Sie einfach den entsprechenden Begriff in die Suchleiste ein (siehe Abbildung 8).

Abb. 8 - Suchleiste im Adressbuch

Auf diesem Weg finden Sie gesuchte Einträge schnell und unkompliziert.

b) Tabelle anpassen

Genau wie in der Umfrage-Übersicht können Sie die Tabelle Ihres Adressbuchs anpassen und weitere Spalten anzeigen lassen. Klicken Sie dazu einfach auf das Zahnrad rechts oberhalb der Tabelle und wählen alle relevanten Angaben aus (siehe Abbildung 9).

Abb. 9 - Nutzen Sie das Zahnrad oberhalb Ihrer Adressbuch-Tabelle, um weitere Spalten anzuzeigen.

c) Filter im Adressbuch nutzen

Neben der Suchleiste befindet sich der "Filter"-Button. Nach einem Klick werden darunter vier weitere Filter-Buttons eingeblendet:

Benachrichtigungen
E-Mail-Opt-Out
Attribute
Teilnahme

Direkt hinter den jeweiligen Filtermöglichkeiten wird Ihnen eine Ziffer angezeigt. Im Ausgangszustand sehen Sie dort jeweils eine 0. Sobald Sie jedoch einen Filter setzen, ändert sich die Ziffer entsprechend. Aktive Filter können über das "x" wieder gelöscht werden (siehe GIF).

GIF - Filtermöglichkeiten im Adressbuch

Den Filter "Benachrichtigungen" nutzen Sie, um innerhalb Ihrer Einträge nach Einladungen zu suchen, die "noch nicht gesendet", "gesendet" wurden oder "fehlgeschlagen" sind. Bei nicht anonymen Umfragen können Sie hier außerdem noch nach Erinnerungsmails und Nachfassaktionen filtern. Bei anonymen Umfragen werden Ihnen nur die Einladungen angezeigt.
Beim Filter "E-Mail-Opt-Out" können Sie sich alle Einträge anzeigen lassen, bei denen ggf. eine Opt-Out-Option genutzt oder nicht genutzt wurde. Die Filtermöglichkeiten hier sind "Ja" bzw. "Nein".
Beim Filter "Attribut" haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder filtern Sie nach allen Attributen oder nach einzelnen Attributen. Eine genaue Erklärung finden Sie im nächsten Abschnitt.
Der Filter "Teilnahme" ermöglicht es Ihnen, nicht anonyme Umfragen nach nicht begonnenen, begonnenen, abgeschlossenen und beendeten Teilnahmen zu filtern. Anonyme Umfragen enthalten diese Option nicht.

Beachten Sie: Bei anonymen Umfragen können "Benachrichtigungen" nur nach Einladungen gefiltert werden. Auch Teilnahmen sind bei anonymen Umfragen nicht filterbar.

d) Attributfilter anwenden

Bei der Option "Alle Attribute" werden Ihnen sämtliche Attribute in einer Liste angezeigt. In den Klammern dahinter steht, wie häufig der jeweilige Attributwert vergeben wurde. Wählen Sie nun mehr als ein Attribut aus, greift eine UND-Verknüpfung. Ihnen werden also nur Teilnehmende angezeigt, die alle Attributwerte besitzen, die Sie gewählt haben.

"Einzelne Attribute" werden in Kategorien abgebildet. Sie können jedes Attribut einzeln aufklappen (Attribut 1, Attribut 2, etc.) und sehen, welche Attributwerte dahinterstecken. Diese können dann einzeln ausgewählt werden. Beachten Sie die zweistufige Filterlogik:

Zwischen den Kategorien (z. B. zwischen Attribut 1 und Attribut 2) gilt eine UND-Verknüpfung. Es werden somit nur Teilnehmende angezeigt, auf die alle ausgewählten Attribute zutreffen.
Innerhalb des Attributs (z. B. alle Werte von Attribut 2) gilt eine ODER-Verknüpfung. Jeder Teilnehmende muss einen der ausgewählten Attributwerte besitzen.

GIF - Filter für "Alle Attribute" oder "Einzelne Attribute"

Wenn Sie zwischen den Attributsfiltern hin und her wechseln, wird der aktive Filter automatisch zurückgesetzt. Das heißt, Sie müssen Ihre Einstellungen nach einem Wechsel erneut vornehmen.

3.4. Adressbuch exportieren

Ein erstelltes Adressbuch gehört immer zu genau einer Umfrage. Für den Fall, dass Sie ein Adressbuch gezielt für weitere Umfragen nutzen wollen, dann exportieren Sie dieses mit wenigen Klicks.

Gehen Sie dafür zum Adressbuch Ihrer Wahl und klicken auf das 3-Punkte-Menü oben rechts. Dort finden Sie die Option "Export" (siehe Abbildung 10).

Abb. 10 - Exportieren Sie ein Adressbuch über das 3-Punkte-Menü.

Nach dem Klick auf "Export" öffnet sich ein Fenster mit der Option, Ihr Adressbuch als CSV-Datei herunterzuladen. Klicken Sie dazu einfach abschließend auf den blauen Button "Download" (siehe Abbildung 11).

Exportieren Sie Ihr Adressbuch als CSV-Datei.

Abb. 11 - Exportieren Sie Ihr Adressbuch als CSV-Datei.

Bei Bedarf lässt sich das Adressbuch nach Abschluss des Downloads an anderer Stelle wieder neu hochladen.

Haben Sie eine geschlossene, nicht anonyme Umfrage gestartet und exportieren nun das Adressbuch, enthält dieser Export die Zugangslinks und Zugangsschlüssel sämtlicher Teilnehmer. Bei Bedarf können Sie diese auch selbst für die Einladung zur Umfrage verwenden. LamaPoll stellt automatisch die Verknüpfung zwischen Link und den im Adressbuch hinterlegten Attributen her.

4. Löschen einzelner Teilnehmer aus dem Adressbuch

Jeder Eintrag im Adressbuchs besitzt ein Papierkorb-Symbol. Auf diesem Weg lassen sich einzelne Teilnehmer unkompliziert löschen (siehe Abbildung 12).

Ein Klick auf das Papierkorb-Icon löscht nicht sofort den Adressbuch-Eintrag.

Abb. 12 - Löschen Sie einzelne Teilnehmder über das Papierkorb-Symbol.

a) Löschen einzelner Teilnehmer in nicht-anonymen Umfragen

Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich ein Fenster. Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten:

Sie löschen den betreffenden Adressbuch-Eintrag für diese E-Mail-Adresse
Sie löschen den Adressbuch-Eintrag zusammen mit den dazugehörigen Umfrageergebnissen

Das Löschen eines Eintrags zusammen mit den gegebenen Antworten ist gerade auch in puncto Wahrung von Betroffenenrechten im Zuge der DSGVO wichtig. Um dies zu gewährleisten und die Teilnehmerantworten aus den Umfrageergebnissen zu löschen, müssen Sie aktiv ein Häkchen setzen (siehe Abbildung 13) und auf den roten Button "Löschen" klicken.

Abb. 13 - Setzen Sie das Häkchen, um einen Adressbucheintrag zusammen mit den entsprechenden Antworten aus den Umfrageergebnissen zu löschen.

b) Löschen einzelner Teilnehmer in anonymen Umfragen

Nachdem Sie auf das Papierkorb-Symbol geklickt haben, werden Sie gefragt, ob Sie den ausgewählt Adressbucheintrag wirklich löschen wollen. Schließen Sie den Prozess ab, in dem Sie auf den roten Button "Löschen" klicken (siehe Abbildung 14).

Abb. 14 - Nutzen Sie den roten Button, um einen Adressbucheintrag final und unwiderruflich zu löschen.

Wichtig: Auf diesem Weg löschen Sie ausschließlich den Adressbucheintrag. Die Umfrageergebnisse bleiben weiterhin bestehen.

5. Löschen des gesamten Adressbuchs

Sie können Ihr gesamtes Adressbuch löschen, indem Sie zunächst einmal alle Einträge markieren. Das geht am einfachsten über die Checkbox direkt unterhalb des blauen "Hinzufügen"-Buttons.

Sind alle Einträge markiert, navigieren Sie anschließend zum 3-Punkte-Menü. Jetzt wählen Sie bitte die Option "Löschen" aus. Ihnen wird auch nochmal angezeigt, wie viele Einträge bereits markiert sind und entsprechend gelöscht werden (siehe Abbildung 15). Der Löschvorgang startet nicht automatisch mit dem Klick auf die Löschen-Option.

Abb. 15 - Starten Sie den Löschprozess markierter Einträge (hier 21) über "Löschen" innerhalb des 3-Punkte-Menüs.

a) Komplettes Adressbuch in nicht-anonymen Umfragen löschen

Sobald Sie "Löschen" angeklickt haben, öffnet sich ein Overlay. Genau wie beim Löschen einzelner Teilnehmer haben Sie auch hier wieder die Wahl, nur die markierten Adressbucheinträge zu entfernen oder diese zusammen mit den korrespondierenden Umfrageergebnissen zu löschen. Setzen Sie dazu aktiv ein Häkchen wie in Abbildung 15.

Abb. 15 - Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den roten Button.

Erst nachdem Sie den Löschvorgang über den roten Button bestätigt haben, ist der Prozess abgeschlossen und Ihr Adressbuch unwiderruflich gelöscht.

b) Komplettes Adressbuch in anonymen Umfragen löschen

Überprüfen Sie auch beim finalen Löschen des kompletten Adressbuchs nochmal, ob die Anzahl der ausgewählten Adressbucheinträge korrekt ist. Wenn alles stimmt, klicken Sie final auf den roten Button "Löschen" (siehe Abbildung 16). Beachten Sie: Die Umfrageergebnisse bleiben erhalten und werden nicht automatisch gelöscht.

Abb. 16 - Löschen Sie alle ausgewählten Adressbucheinträge über den Löschen-Button.

Ein gelöschtes Adressbuch kann nicht wiederhergestellt werden! Aus datenschutzrechtlichen Gründen nimmt LamaPoll jeden Löschauftrag ernst.

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