Mitarbeiterumfrage für Mitarbeiter ohne eigenen PC-Zugang

Erstellung, Durchführung und Auswertung

Sie haben Mitarbeiter mit PC-Arbeitsplatz und solche, die über keinen eigenen PC-Zugang verfügen – etwa in Abteilungen wie Produktion oder freie Mitarbeiter. Bei Ihrer Mitarbeiterbefragung  möchten Sie diese „PC-losen“ natürlich berücksichtigen. Aber wie, wenn eine Einladung zur Umfrage nicht per E-Mail möglich ist und diese Mitarbeiter die Umfrage nicht am eigenen PC beantworten können? Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie eine Befragung für Mitarbeiter mit und vor allem OHNE eigenen PC umsetzen können.

Kurz vorab:

• Ihre Daten und die Ihrer Mitarbeiter werden verschlüsselt in deutschen, ISO zertifizierten Rechenzentren verarbeitet
• Jede Umfrage kann 100%ig anonym durchgeführt werden
• Sie können die Teilnehmer ganz einfach einladen – über einen Link, z.B. im Intranet
• Die Einladungen zur Umfrage können auch über LamaPoll versendet werden
• Sie können das Design nach eigenen Wünschen anpassen
• Die Umfrage ist responsive und wird auf allen Endgeräten gut aussehen

Binden Sie, wenn vorhanden, Ihren Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat in die Mitarbeiterumfrage ein. Ab dem Gold-Paket kann diese Vertrauensperson neben dem Umfrageersteller einen eigenen Zugang zur Umfrage erhalten, um Anonymität und Datenschutz zu begutachten.

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• Erste Schritte der Mitarbeiter - Fragebogenerstellung mit LamaPoll
• Vorlagen und Beispiele für Mitarbeiterumfragen
• Durchführung der Mitarbeiterbefragung – die Mitarbeiter mit eigenem PC
• Kein PC-Arbeitsplatz: Durchführung der Umfrage
• Auswertung der Mitarbeiterbefragung
• Hinweise und Tipps für Ihre Mitarbeiterumfrage
• Weitere Arten und Varianten der MAB

1. Erste Schritte der Mitarbeiter - Fragebogenerstellung mit LamaPoll

Umfragen lassen sich mit LamaPoll schnell und einfach erstellen. Der Vorgang ist mit Power Point vergleichbar – Sie legen Folien / Seiten an und erstellen Elemente (Fragen, Textblöcke, Bilder...) auf den einzelnen Seiten. Dabei stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung wie Pflichtfragen (kein Vorankommen ohne Beantwortung), Ein- und Ausblenden (Fragen / Seiten werden nur eingeblendet, wenn…), Sprünge (Falls… dann Sprung zu Seite X) und mehr.

Die wichtigsten Funktionen finden Sie hier:

• Erste Schritte der Umfrageerstellung
• Fragen anlegen, verschieben, duplizieren, löschen
• Fragetypen
• bedingte Sichtbarkeiten und Verzweigungen (Sprünge)
• Design der Umfrage
• Anonymitätsfaktoren - wie erhalte ich eine anonyme Umfrage?

Denken Sie während der Planung an die Auswertung! Lesen Sie hier mehr zu diesem Aspekt: Erste Schritte der Planung

Die Entscheidung, was und wie viel Sie von Ihren Mitarbeitern wissen möchten sowie die Fragenformulierung sollten mit Bedacht getroffen werden.

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2. Vorlagen und Beispiele für Mitarbeiterumfragen

Verwenden Sie gern einzelne Fragen aus unserer Mustervorlage , die vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln und dem RKW Kompetenzzentrum erstellt wurde. Die Vorlage kann über den blauen Link „Verwenden“ in den eigenen Account übertragen werden.  

Sie können das Design der Umfrage individuell anpassen - in den Bereichen „Design“ und „Farben“ gibt es hierfür vielfältige Möglichkeiten. Erzeugen Sie z.B. mit Ihrem Firmenlogo einen Wiedererkennungseffekt und stärken Sie so das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter bzgl. der Umfrage: laden Sie Ihr Unternehmenslogo auf der ersten Fragebogenseite oben links hoch. Es wird automatisch auf jeder weiteren Seite angezeigt.

Weitere Vorlagen auf unserer Webseite

3. Durchführung der Mitarbeiterbefragung – die Mitarbeiter mit eigenem PC

Die Durchführung der Umfrage beinhaltet immer die Verteilung eines Links an Ihre Mitarbeiter, per Mail oder Bereitstellung im Intranet. Ihre Mitarbeiter klicken auf diesen Link, bekommen den Fragebogen präsentiert und können diesen online beantworten. Hier haben Sie als Umfrageersteller/in die Wahl zwischen zwei verschiedenen Formen: dem allgemeinen und dem individuellen Link (= individueller Zugangsschlüssel).

Für Ihre Mitarbeiter mit PC-Zugang gibt es, analog zu den zwei Links, folgende 2 Möglichkeiten für eine anonyme Befragung: 

Option 1: „offene“ Umfrage, jeder Mitarbeiter bekommt denselben, allgemeinen Link zur Umfrage

Sie verwenden den allgemeinen Link zur Umfrage, um Ihre Mitarbeiter z.B. über das Intranet oder Ihr eigenes E-Mail-Programm einzuladen. Diesen Link können Sie einfach in Ihrer geöffneten Umfrage unter "Veröffentlichen" -> „Übersicht“ - > „Über Link einladen“ per Copy & Paste abrufen. Alle Umfrageteilnehmer nutzen dann den selben Link. Es ist in technischer Hinsicht nicht nachvollziehbar, wer teilgenommen hat (und wie oft).

Wichtig: Mehrere Mitarbeiter haben oftmals dieselbe IP-Adresse in einem Netzwerk. Vermeiden Sie bei einer Mitarbeiterbefragung daher generell die Aktivierung der IP-Sperre, da hierdurch die Teilnahme verhindert werden kann.

Option 2: „geschlossene“ Umfrage, jeder Mitarbeiter bekommt einen individuellen Link

Sie laden jeden Mitarbeiter mit einem individuellen Link, einem sog. individuellen Zugangsschlüssel ein. Am einfachsten geht dies über LamaPoll – Sie laden die Teilnehmer in das Adressbuch hoch und sorgen über Platzhalter in der Einladungsmail dafür, dass jeder einen eigenen Link bekommt, mit einem eigenen Code.

Alternativ laden Sie die benötigte Anzahl Links in der Software herunter – beim Menüpunkt „Veröffentlichen“ - > "Übersicht" -> „Zugangsschlüssel erzeugen“ – und versenden diese mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm, mit der Serienbrief-Funktion zum Beispiel. Beachten Sie bitte hierbei, dass die Verteilung der heruntergeladenen Links zufällig geschieht, z.B. durch eine Vertrauensperson wie Ihrem Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragten. Sie dürfen als Umfrageersteller/in nicht wissen, wer welchen individuellen Zugangslink erhält, um die Anonymität zu gewährleisten.

Wichtig bei der geschlossenen Umfrage: die voreingestellte Anonymitätseinstellung bei "Veröffentlichen" - "Einstellungen"->  „Datenschutz“ – Ergebnisse anonymisieren? auf „Ja“ – muss im Sinne der Anonymität beibehalten werden. Und: Wählen Sie bitte die entsprechende Zugangsbeschränkung: bei "Einstellungen" - "Sicherheit" -> "nur Teilnehmer aus dem Adressbuch oder mit generierten Zugangsschlüsseln". Mit dieser Zugangseinstellung ist gewährleistet, dass das System nur jene Teilnehmer mit einem gültigen Schlüssel zulässt und die Umfrage "geschlossen" wird. 

Beide Umfragearten, die offene und die geschlossene Form, haben Vor-und Nachteile. Alle Vor-und Nachteile finden Sie komprimiert hier: Offene vs. geschlossene Umfrage

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4. Kein PC-Arbeitsplatz: Durchführung der Umfrage

Wie können Sie die Befragung für Mitarbeiter ohne eigenen PC-Zugang durchführen? Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Die drei häufigsten sind:

1. Sie kommunizieren den Link zur Umfrage (per Post, Mail, Intranet, etc.) und die Teilnehmer nehmen zu Hause auf dem eigenen PC oder Smartphone, Tablet teil. Auf diese Möglichkeit gehen wir hier nicht weiter ein, denn diese unterscheidet sich in nichts von Punkt 2. Durchführung für Mitarbeiter mit eigenem PC
2. Sie stellen den Mitarbeitern die entsprechende Hardware zur Verfügung (ein oder zwei Tablets, PCs), an welcher jeder die Umfrage bearbeiten kann.
3. Sie drucken die Umfrage aus oder erstellen diese neu in Word und verteilen diese auf Papier. Am Ende können Sie die Fragebögen einzeln per Hand in LamaPoll übertragen.

Auf die zweite und dritte Möglichkeit möchten wir genauer eingehen:

Option 1: Sie stellen den Mitarbeitern ein Endgerät (PC, Tablet) zur Teilnahme zur Verfügung

Sowohl die „geschlossene“ als auch die „offene“ Befragungsform sind möglich. Der Link zur Umfrage wird einfach im Browser aufgerufen.

1. „geschlossene“ Umfrage mit heruntergeladenen individuellen Zugangsschlüsseln, die an die Mitarbeiter per Zufallsprinzip (wichtig!) verteilt werden. Lassen Sie die Zugangsschlüssel (Codes) z.B. „aus einem Hut“ ziehen. Jeder Mitarbeiter nimmt dann mit seinem Code an der im Browser angezeigten Umfrage teil. Mehrfachteilnahmen durch dieselbe Person sind hierbei komplett ausgeschlossen.
2. „offene“ Umfrage mit dem allgemeinen Link zur Umfrage und zugelassener Mehrfachteilnahme: die „PC-losen“ Mitarbeiter beantworten hintereinander weg an einem Endgerät die Umfrage: Möglich wird dies durch die Einstellung der Mehrfachteilnahme. Sie ist Dreh- und Angelpunkt bei diesem Vorgehen – beim Menüpunkt "Veröffentlichen" ->  „Einstellungen“ -> „Mehrfaches Teilnehmen“: Mehrfaches Teilnehmen durch Cookies verhindern? auf „Nein“.

Nehmen alle Teilnehmer an demselben Endgerät teil, richten Sie zudem in beiden Fällen eine Endseiten-Weiterleitung zum Anfang der Befragung nach Beendigung ein, eine sog. „Schleife“, so dass nach Abschluss durch einen Mitarbeiter direkt zum Anfang der Umfrage gesprungen wird und die nächste Person teilnehmen kann.

ACHTUNG: in beiden Fällen besteht an demselben Endgerät unter bestimmten Voraussetzungen das Risiko, dass Personen unbeabsichtigt den Fragebogen eines Kollegen bearbeiten. Hier müsste intern vor Ort dafür gesorgt werden, dass jeder teilnehmende Mitarbeiter einen „sauberen“ Fragebogen online präsentiert bekommt. Nach Beantwortung der Fragen ist es notwendig, dass die einzelnen Mitarbeitenden den Fragebogen abschließen, indem Sie auf den “Beenden”-Button klicken. Anschließend kann der nächste Mitarbeitende den Fragebogen ausfüllen. Achten Sie zudem darauf, dass die Autovervollständigung im gewählten Browser deaktiviert ist, so dass teilnehmenden Mitarbeitern die Kommentareingaben des Vorgängers nicht angezeigt werden.    

Abhängig davon, in welcher Form Sie die Mitarbeiter mit PC-Zugang befragen (offen oder geschlossen), kann es sinnvoll sein, diese Form bei den „PC-losen“ Mitarbeitern beizubehalten. Es ist jedoch nicht notwendig: eine offene Befragung kann mit heruntergeladenen Zugangsschlüsseln geschlossen und eine zunächst geschlossene Umfrage kann „geöffnet“ werden. Die Zugangsbeschränkungen (bei "Veröffentlichen"- > „Einstellungen“ -> „ Sicherheit“) müssen bei einem Wechsel dann angepasst werden.

Wichtig in diesem Zusammenhang: Findet die Befragung derjenigen Mitarbeiter mit eigenem PC-Zugang im Rahmen einer „geschlossenen“ Umfrage mit individuellen Zugangsschlüsseln statt, muss für den Wechsel in die „offene“ Umfrage die Einstellung für die Zugangsbeschränkung dringend  geändert werden -  bei „Einstellungen“ -> „Sicherheit“ -> auf "alle Teilnehmer erlaubt“. Wird die Einstellung nicht geändert, können die Mitarbeiter nicht an der Umfrage teilnehmen, da das System aufgrund der Zugangsbeschränkung weiterhin nur solche Teilnehmer mit einem individuellen Zugangsschlüssel zulässt.

TIPP: Befragen Sie, wenn möglich, die „PC-losen“ Mitarbeiter in einer zweiten Phase, nachdem Sie die Umfrage bei den Mitarbeitern mit PC beendet haben. Ändern Sie nach Abschluss den Namen der Umfrage. Mitarbeiter, die in der ersten Phase bereits teilgenommen haben, können so kein zweites Mal antworten, denn der geänderte Name führt zu einem neuen Link.

Option 2: Sie drucken den Fragebogen aus: Befragung mit Papierfragebögen

Kann kein Endgerät für die Mitarbeiter ohne PC bereitgestellt werden, können Sie diese mit Papierfragebögen (die ausgedruckte Variante des Online-Fragebogens) befragen, wobei die Ergebnisse nach Abschluss allesamt händisch in die Umfrage in das Tool übertragen werden.

Eine Befragung mit Papierfragebögen kann natürlich auch alternativ zur Befragung an einem bereitgestellten Endgerät stattfinden. Je nach Größe der Mitarbeitergruppe bzw. der eingesammelten Ergebnisse kann das Übertragen der Antworten natürliches einiges an Aufwand bedeuten! Wägen Sie daher gut ab, ob diese Vorgehensweise den Aufwand lohnt.

Tipp für das händische Eintragen der Ergebnisse: Erlauben Sie bei einer „offenen“ Umfrage die Mehrfachteilnahmen durch Deaktivierung der Cookie-Sperre (Voreinstellung) und richten Sie auf der letzten Seite eine Endseiten-Weiterleitung zur selbigen Umfrage ein – eine „Schleife“, die Sie nach Eingabe eines Datensatzes direkt wieder zum Anfang der Umfrage führt. Mit dieser „Schleife“ umgehen Sie das immer wieder neue Kopieren des Link zur Umfrage in das Browserfenster.

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5. Auswertung der Mitarbeiterumfrage

Im LamaPoll-Auswertungsbereich stehen generell 2 Auswertungs-Downloads zur Verfügung:

• Gesamtauswertung, bei der Sie eine Auswertung aller Fragen einzeln erhalten
• die Rohdaten, eine Zuordnung von Teilnehmer-ID und allen Antworten in einer CSV-Datei. Hier werden auch alle Freitexte von „offenen“ Fragen ausgegeben.

Mit den Ergebnisfiltern können Sie nach bestimmten Fragen filtern, z.B. nach einzelnen Abteilungen und sich so zielgerichtet nur diese Datensätze anzeigen lassen.

Relevante Unterschiede zwischen verschiedenen Gruppen können Sie zudem mit der Vergleiche-Funktion erkennen – in EINER übersichtlichen Tabelle. Die Gruppen der Teilnehmer können Sie beliebig zusammensetzen - vergleichen Sie beispielsweise die weiblichen Führungskräfte von Standort A mit männlichen Mitarbeitern aus der Produktion.

6. Hinweise und Tipps für Ihre Befragung

• Eine nicht-anonyme Mitarbeiterbefragung ist mit LamaPoll prinzipiell auch möglich. Hierbei sind Sie jedoch als Umfrageersteller verpflichtet, Ihre Teilnehmer darüber zu informieren.
• Fügen Sie Impressum und Datenschutzerklärung in Ihrer Umfrage hinzu – z.B. durch Verlinkung in der Fuß- oder Kopfzeile. So sind die Angaben auf jeder Umfrageseite einsehbar.
• Fragen Sie mit „offenen Fragen“ (Kommentare oder Eingabefelder) gezielt nach Anregungen, Wünschen oder Begründungen Ihrer Mitarbeiter. Weisen Sie aber ausdrücklich darauf hin, keine personenbezgenen Daten im Eingabefeld oder Kommentarfeld zu hinterlassen!

6. Arten und Varianten der MAB

• Mitarbeiterumfrage mit mehreren Standorten/ Abteilungen
• Mitarbeiterbefragung allgemein
• Puls Check
• Physische Gefährdungsbeurteilung (GBU)
• 360-Grad-Feedback

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