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Offene versus geschlossene Umfrage

Wie können meine Teilnehmer den Fragebogen beantworten? Wie erhalten sie Zugang zur Umfrage?

Einfach gesagt: Die Teilnahme geschieht immer über einen Link, der dem Teilnehmer zugestellt wird. Hier haben Sie die Wahl zwischen zwei verschiedenen Linkarten und der jeweils dazugehörigen Umfrageart: dem allgemeinen Link ("offene" Umfrage) und dem individuellen Link ("geschlossene" Umfrage). Lesen Sie hier zu den beiden Links sowie den Vor- und Nachteilen der offenen und geschlossenen Umfrage.

1. Der allgemeine Link zur Umfrage

Der allgemeine Link zur Umfrage wird automatisch bei der Erstellung des Fragebogens generiert. Er kann den Teilnehmern per E-Mail zugestellt, einfach in sozialen Medien geteilt oder auf einer Webseite oder im Intranet eingebunden werden. Wählen Sie diese Option, bekommt jeder Teilnehmer den gleichen Link. Der Teilnehmerkreis ist hierbei nicht eingeschränkt, die Umfrage ist in diesem Fall "offen" gestaltet. Wer auch immer den Link erhält, z.B. durch das Teilen in sozialen Medien, hat Zugang zum Fragebogen und kann diesen beantworten.

2. Der individuelle Link zur Umfrage - Individuelle Zugangsschlüssel

Der individuelle Link zur Umfrage, der sog. individuelle Zugangslink, setzt sich aus dem allgemeinen Link zur Umfrage und einen Code aus sechs Zeichen zusammen, der für jeden Teilnehmer anders ist. Bei Verwendung dieses Links erhält jeder Teilnehmer einen anders lautenden Link. Er kann aus dem LamaPoll-Adressbuch heraus per Platzhalter an einen vorher festgelegten Kreis von Teilnehmern verschickt werden – hierzu werden die E-Mail-Adressen der Teilnehmer in das Adressbuch hochgeladen. Alternativ hierzu kann der Umfrageersteller die individuellen Zugangslinks im Tool downloaden und unabhängig von LamaPoll, z.B. mittels Serienbrieffunktion mit dem eigenen E-Mail-Programm oder auch postalisch in abgedruckter Form an die Teilnehmer verteilen. Der Teilnehmerkreis ist somit auf diejenigen Personen beschränkt, die einen Zugangslink erhalten, die Umfrage selbst also "geschlossen".

 

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Welche Vor- und Nachteile ergeben sich hieraus?

3. Vor- und Nachteile des individuellen Links - "geschlossene" Umfrage

a) Vorteile:

Mit dem individuellen Zugangslink – und nur mit diesem! – kann mehrfaches Teilnehmen an der Umfrage komplett verhindert werden. Das System „merkt“ sich den im Link enthaltenen Zugangsschlüssel: Teilnehmer, die mit diesem individuellen Link den Fragebogen bereits einmal beantwortet haben, werden bei einem erneuten Versuch gehindert. Die im System stattfindende Identifizierung hat einen weiteren Vorteil: Der Umfrageersteller kann mittels E-Mail-Aufträgen gezielt Erinnerungsmails an verschiedene Gruppen von Teilnehmern versenden, z.B. an alle diejenigen, die die Umfrage noch nicht abgeschlossen haben.

Bei entsprechender Einstellung bzw. Änderung der voreingestellten Ergebnisanonymisierung kann mit diesem individuellen Link eine nicht-anonyme Umfrage durchgeführt werden, so dass ein gezieltes Nachfassen bei Teilnehmern im Nachgang der Umfrage möglich wird. Vorteilhaft für den Teilnehmer ist die Möglichkeit, die Umfrage unterbrechen und später einfach fortsetzen zu können, und zwar an der Stelle, an der unterbrochen wurden, mit gespeicherten Antworten bis zum Ausstieg.

b) Nachteile:

Mit der Nutzung des individuellen Zugangslinks sind im Wesentlichen zwei Aspekte verbunden, die nachteilig empfunden werden können: Der Umfrageersteller muss die E-Mail-Adressen der Teilnehmer kennen und diese für den Versand über das LamaPoll-Adressbuch in der Software hochladen, sodass personenbezogene Daten in der Software landen – an dieser Stelle wird, u. a. der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO notwendig.

Bei den Teilnehmern kann der individuelle Link, auf Grund des integrierten Schlüssels, Skepsis hinsichtlich der Anonymität verursacht werden, obwohl dies technisch nicht der Fall sein wird. Die bloße Anwesenheit eines individuellen Schlüssels kann beim Teilnehmer folgenden Gedanken auslösen: Werde ich eventuell persönlich durch diesen Schlüssel identifizierbar?

4. Vor- und Nachteile des allgemeinen Links - „offene“ Umfrage

a) Vorteile:

Da der allgemeine Link zur Umfrage für alle Teilnehmer gleich aussieht, entsteht beim Teilnehmer seltener der Eindruck, es könne eventuell eine Identifizierung seiner Antworten stattfinden – enormer Vorteil gegenüber dem individuellen Zugangslink.

Die Nutzung des allgemeinen Links ist für den Umfrageersteller sehr bequem und einfach: Der Link kann per Copy & Paste aus dem Tool heraus einfach in eine E-Mail eingefügt, auf einer Webseite integriert oder in den sozialen Medien geteilt werden – kein Hochladen von E-Mail-Adressen in die Software, kein Downloadvorgang innerhalb des Tools.

b) Nachteile:

Mehrfachteilnahmen können mit diesem Link nicht komplett ausgeschlossen werden. Zwar wird bei Verwendung diesen Links ein Cookie im Browser des Teilnehmers gesetzt. Doch hier gibt es Mittel und Wege, dies zu umgehen – Löschen der Cookies beispielsweise oder Wechsel des Browsers. Anders als beim individuellen Zugangslink können mit dem allgemeinen Link zur Umfrage nicht gezielt Erinnerungsmails verschickt werden, denn hier fehlt in technischer Hinsicht jegliche Zuordnung von Teilnehmer und dem entsprechenden Datensatz.

5. Empfehlungen

Wir können und möchten folgende definitive Emfehlungen zu den zwei Umfragearten geben:

Eine "offene" Umfrage mit dem allgemeinen Link zur Umfrage ist bei einer Pulse Check-Befragung ratsam und bei allen Kundenumfragen, die per IFrame auf einer Webseite oder als Pop-up eingebunden werden.

Eine "geschlossene" Umfrage mit individuellen Zugangsschlüsseln ist empfehlenswert, wenn Sie eine Datenaktualisierung (Datenbankabgleich) durchführen. 

Sie haben eine andere Befragung als die hier genannten und fragen sich welche Umfrageart - offen oder geschlossen -  am besten hierfür geeignet ist? Dann gibt die folgende Kurzumfrage eventuell Orientierung:

 

 

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