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Einladung zur Umfrage

Wie gelangen Ihre Teilnehmer zur Umfrage?

Die Teilnahme an jeder mit LamaPoll erstellten Umfrage geschieht immer über einen Link, der dem Teilnehmer zugestellt wird. Ihre Teilnehmer klicken auf diesen Link, bekommen den Fragebogen präsentiert und können diesen online beantworten – wie bei einem Online-Formular. Wir zeigen Ihnen hier, welche Möglichkeiten Sie haben, den Link an Ihre Teilnehmer zu verteilen. Oder anders gesagt: Sie finden im Folgenden eine Antwort auf die Frage: Wie gelangen die Teilnehmer zur Umfrage?

 

Sie können den Link auf unterschiedliche Art an Ihre Teilnehmer verteilen, zum Beispiel:

  • per E-Mail: direktes Anschreiben der Teilnehmer mit Link in E-Mail, entweder über Ihr eigenes E-Mail-Programm oder über das LamaPoll-Versandsystem
  • Einbindung des Umfragelinks auf einer Website
  • Einbindung der gesamten Umfrage auf eine Webseite – Teilnehmer werden zur Webseite geführt
  • Link in sozialen Medien (Facebook, Xing, LinkedIn) teilen
  • QR-Code des Umfragelinks in abgedruckter Form (Flyer beispielsweise)

 

Alle Wege haben Vor-und Nachteile, die wir an späterer Stelle erläutern. Sie entscheiden über den geeigneten Weg oder eine Kombination aus mehreren für Ihr Umfrageprojekt. Wie Ihre Zielgruppe am besten zu erreichen ist, ist hierbei ein grundlegender Faktor.

1. Vorabüberlegung: offene oder geschlossene Umfrage?

Bevor Sie entscheiden, wie Sie einladen, ist es wichtig, die Umfrageart festzulegen: eine „offene Umfrage“ mit dem allgemeinen (öffentlichen) Link oder eine „geschlossene Umfrage“ mit dem individuellen Link:

  • Bei der offenen Umfrage existiert ein allgemeiner Link zur Umfrage. Diesen Link können Sie einfach unter „Einstellungen“ - > „Allgemein“ per Copy & Paste abrufen. Alle Umfrageteilnehmer nutzen denselben Link; er sieht für alle Teilnehmenden gleich aus. Es ist in technischer Hinsicht nicht nachvollziehbar, wer teilgenommen hat (und wie oft). Die Umfrage ist für die Teilnehmer ersichtlich anonym (es sei denn, Sie fragen in der Umfrage personenbezogene Daten ab).
  • Bei der geschlossenen Umfrage erhält jeder Teilnehmer einen individuellen Link mit einem eigenen integrierten Code, der nur 1-mal eingesetzt werden kann. LamaPoll weiß, welcher Link verbraucht wurde und welcher nicht und ermöglich gezielte Erinnerungsmails bsw. An alle die nicht abgeschlossen haben. Sie erhalten Informationen über den Link jedoch nur bei nicht-anonymen Umfragen.

Beide Umfragearten haben Vor- und Nachteile und sind daher für bestimmte Rahmenbedingungen besser oder auch weniger gut geeignet. Lesen Sie hier mehr dazu.

2. Einladung zur Umfrage per E-Mail – mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm

Die Einladung per E-Mail ist einer der häufigsten Wege der Umfrageeinladung, insbesondere bei Mitarbeiterumfragen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Teilnehmer per Mail erreichbar sind (einzeln oder über eine Gruppen-/Verteilerliste).

Sie können den Link zur Umfrage mit Ihrem eigenen (firmeninternen) E-Mail-Programm versenden. Dies geht sowohl a) im Rahmen einer offenen Umfrage mit dem allgemeinen Link als auch b) mit dem individuellen Link innerhalb einer geschlossenen Befragung:

a)    mit dem allgemeinen Link:
Sie können den Link bei „Einstellungen“ -> „Allgemein“ abrufen und einfach per Copy & Paste in eine Mail setzen (z.B. im Newsletter) und an die Teilnehmer versenden.

Vorteile: Einfaches Copy & Paste des Links. Die Mail-Adressen der Teilnehmer müssen nicht bei LamaPoll hochgeladen werden. Es gelten alle Vorteile der offenen Umfrage (siehe Anleitung).
Nachteile: alle Nachteile einer offenen Umfrage (siehe hierzu unsere Anleitung). Sie können z.B. keine gezielten Reminder-E-Mails versenden oder Mehrfachteilnahmen wirksam verhindern.

b)    mit dem individuellen Link:
Individuelle Links/Zugangsschlüssel können Sie im Bereich „Teilnehmer“ beim entsprechenden Unterpunkt „Zugangsschlüssel“ erzeugen, herunterladen und diese mit Ihrem Mail-Programm, mittels Serienbrieffunktion, selbst verschicken:

 

Menüpunkt "Teilnehmer": automatisch erzeugte individuelle Zugangslinks mit DownloadmöglichkeitAbbildung 1 - erzeugte Zugangsschlüssel mit Downloadmöglichkeit beim Menüpunkt "Teilnehmer"

 

Vorteile: alle Vorteile einer geschlossenen Umfrage, siehe hierzu unsere Anleitung, vor allem der Schutz vor Mehrfachteilnahmen.

Nachteile: Sie müssen die Möglichkeit haben, jeden Teilnehmer persönlich zu erreichen – individuelle Links können nicht an eine Sammel-Mailadresse gesendet werden. Bei einer anonymen Umfrage (z.B. Mitarbeiterbefragung!) dürfen Sie zudem nicht wissen, welcher Mitarbeiter welchen Link bekommen hat. Es muss also ein Weg gefunden werden, wie die heruntergeladenen Zugangsschlüssel per Zufallsprinzip zu den Teilnehmern gelangen – z.B. Verteilung der Schlüssel durch eine unabhängige Vertrauensperson.

3. E-Mail-Einladung mit dem LamaPoll-Versandsystem

Für die Einladung per E-Mail können Sie das LamaPoll-Versandsystem nutzen, welches Sie im Bereich „Teilnehmer“ finden. Hierzu gehört das Adressbuch mit Importmöglichkeit, die E-Mail-Vorlagen und die E-Mail-Aufträge.

Auch diese Form der Teilnehmereinladung ist sowohl a) mit dem individuellen als auch b) mit allgemeinen Link möglich.

a) mit dem individuellen Link:

Das LamaPoll-Versandsystem gibt Ihnen die Möglichkeit, jedem Umfrageteilnehmer auf einfache Art einen individuellen Zugangslink zur Umfrage zuzusenden. Hierzu laden Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Teilnehmer im Adressbuch hoch und fügen in der Einladungs-E-Mail einen Platzhalter, den Umfrage-Link für den Teilnehmer“ ein. Wie dies genau geht, lesen Sie hier.

Alle Informationen zum Umgang mit dem Adressbuch lesen Sie hier.

Vorteile:

  • einfacher, bequemer automatisierter Versand mittels des „Umfrage-Link für den Teilnehmer“-Platzhalters. Ist dieser Platzhalter eingefügt, bekommt jeder Teilnehmer aus dem Adressbuch automatisch seinen eigenen Link.
  • personalisierte E-Mails versenden mit Hilfe des Platzhalters „Name des Teilnehmers“ – jeder Teilnehmer kann persönlich mit Namen angeschrieben werden

Hinweis: Achtung, diese Option könnte bei einer als anonym deklarierten Mitarbeiterbefragung Mitarbeiter verunsichern.

  • mit den E-Mail-Aufträgen gezielt Reminder-E-Mails versenden, sogar an verschiedene Gruppen: an diejenigen, die noch nicht abgeschlossen haben oder die noch gar nicht gestartet haben (auch bei anonymen Umfragen)
  • Möglichkeit, jedem Teilnehmer im Adressbuch Attribute zuzuordnen, welche zur Steuerung der Umfrage und zur Auswertung eingesetzt werden können.
  • Möglichkeit, gezielt nur Teilnehmer mit bestimmten Attributen (Abteilungen oder Standorte) anzuschreiben – vorausgesetzt, diese Attribute sind im Adressbuch hinterlegt
  • Es gelten die Vorteile einer geschlossenen Umfrage.

 

Nachteile: E-Mail-Adressen müssen in die Software hochgeladen werden – dies kann einen Mehraufwand bedeuten. Hinsichtlich des Datenschutzes ist dann ein AVV-Vertrag unumgänglich (siehe hierzu unser Vorlage des Vertrags auf der Webseite).

Des Weiteren gelten alle weiteren Nachteile einer geschlossenen Umfrage.

Wenn Sie mit den LamaPoll-Mail-Vorlagen und individuellem Link einladen ist kein zusätzliches Herunterladen von Zugangsschlüsseln notwendig. Die Schlüssel im Adressbuch und die Schlüssel im Bereich „Zugangsschlüssel“ sind nicht identisch!

b) mit dem allgemeinen (öffentlichen) Link:

Auch den allgemeinen Link zur Umfrage können Sie mit dem LamaPoll-Versandsystem per Mail verschicken. Hierzu laden Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Teilnehmer im Adressbuch hoch und fügen in der E-Mail-Vorlage per Platzhalter den „Öffentlichen Link zur Umfrage“ ein – Achtung:  dies ist ein anderer Platzhalter als bei a).

Vorteile: Durch den Platzhalter bleibt der Link immer korrekt, auch wenn Sie zwischenzeitlich den Umfragenamen ändern! Verwenden Sie daher vorzugsweise den Platzhalter anstelle des kopierten Links.

Weiterer Vorteil: Wenn Sie sehr viele Teilnehmer haben, können Sie mit nur einem Mailauftrag alle E-Mails versenden, im Gegenteil zu vielen firmeneigenen E-Mail-Programmen.

Nachteile: E-Mail-Adressen müssen in die Software hochgeladen werden. Hinsichtlich des Datenschutzes ist dann ein AVV-Vertrag unumgänglich (siehe hierzu unser Vorlage des Vertrags auf der Webseite). Die im Adressbuch hinterlegten Teilnehmer sind NICHT identifizierbar. Sie können daher trotz gefülltem Adressbuch keine gezielten Reminder-E-Mails versenden.

Alles zum Thema E-Mail-Vorlagen und weitere mögliche Platzhaltern dort, finden Sie hier.

Abschließend zum Einladen mit dem LamaPoll-Versandsystem:

Es besteht u. U. das Risiko, dass E-Mails beim Empfänger-E-Mail-Programm im Spam-Ordner landen, denn unser System verschickt in dem Fall in Ihrem Namen die Mails, mit Ihnen als Absender. Doch auch hierfür gibt es Abhilfe: die Einrichtung eines SPF-Eintrags und die Einrichtung eines eigenen Mailservers.

4. Einbettung der Umfrage auf einer Webseite

Zusätzlich zur Verteilung des Umfragelinks per E-Mail oder auch völlig separat kann der Umfragelink per IFrame auf einer Webseite eingebunden werden. Ihre Teilnehmer erreichen die Umfrage dann über jene Webseite. Insbesondere bei Kundenumfragen wird diese Form der „Einladung“ häufig genutzt …

Hierbei wird der allgemeine Link zur Umfrage innerhalb einer offenen Befragung verwendet.

Für die Einbindung steht ein spezieller Bereich zur Verfügung: Navigieren Sie bitte zu „Einstellungen“ -> Unterpunkt „Integration“.

Wie Sie dabei genau vorgehen, zeigen wir Ihnen hier.

5. Link in sozialen Medien (Facebook, Xing, LinkedIn) teilen

Den allgemeinen (öffentlichen) Link zur Umfrage können Sie in allen gängigen sozialen Medien posten & teilen.

6. Verteilung des abgedruckten QR-Codes

Für jede Umfrage wird in der Software der QR-Code ausgegeben: im Bereich „Einstellungen“ -> „Allgemein“. Dieser kann auf sämtlichem Werbematerial, Kassenbon ect. abgedruckt und so an Teilnehmer verteilt werden.

Hierbei gelten alle Vor- und Nachteile einer offenen Umfrage.

Achtung: Ist der QR-Code einmal final abgedruckt und in Umlauf gebracht, darf der Umfragename nicht mehr verändert werden! Aus dem Umfragenamen generiert sich der Link und somit der QR-Code. Eine Änderung des Namens führt zur Veränderung des Links/QR-Codes.

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