Opt-out-Funktion in E-Mails anbieten

Opt-out-Funktion in E-Mails integrieren

Möchten Sie Teilnehmenden ermöglichen, sich direkt über die Einladungsmail von weiteren E-Mails zu Ihrer Umfrage abzumelden? Dann nutzen Sie die Opt-out-Funktion. Dafür stehen Ihnen zwei E-Mail-Platzhaltern zur Verfügung. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie die Liste der Opt-out-E-Mail-Adressen in der Adressbuchverwaltung herunterladen können.

Die Platzhalter der Opt-out-Funktion sind lediglich eine Möglichkeit unter vielen, um Ihre E-Mail-Vorlagen bei LamaPoll zu individualisieren. Weitere Informationen zu Platzhaltern sowie hilfreiche Hinweise und Tipps für Mail-Vorlagen finden Sie in unserer Anleitung zu E-Mails schreiben. 

Beachten Sie: Die Opt-out-Funktion ist umfragespezifisch, nicht umfrageübergreifend. Sie gilt immer nur für die spezifische Umfrage bzw. für das Adressbuch, für die sie eingerichtet wurde. Sobald ein Umfrageteilnehmer die Funktion nutzt, bekommt er/sie keine E-Mails mehr zugestellt, auch wenn seine/ihre E-Mail-Adresse im Adressbuch steht. Soll ein Opt-out für mehrere Umfragen oder alle Umfragen Ihres Accounts gelten, so darf die betreffende E-Mail-Adresse nicht mehr aktiv in andere Adressbücher hochgeladen werden.

• E-Mail-Vorlagen erstellen und bearbeiten
• Platzhalter einfügen: "Opt-out-Link für E-Mails"
• Opt-out-Funktion als Hyperlink einfügen
• Opt-outs über die Adressbuchverwaltung exportieren
• Hinweise und Tipps für die Opt-out-Funktion bei E-Mails

1. E-Mail-Vorlagen erstellen und bearbeiten

Die E-Mail-Vorlagen finden Sie im Bereich "Durchführen". Klicken Sie sich anschließend in der linken Sidebar weiter zum Punkt "E-Mail-Vorlagen". Jetzt erhalten Sie eine Übersicht mit Ihren bereits erstellten Vorlagen und können außerdem über den blauen Button „+ Neue E-Mail-Vorlage“ weitere hinzufügen (siehe Abbildung 1). 

Abb.1 - Fügen Sie weitere Vorlagen über den Button "+ Neue E-Mail-Vorlage" hinzu. 

Sobald Sie auf den Button klicken, haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorlage zu benennen, einen Betreff zu vergeben und eine Kategorie über das Drop-down-Menü auszuwählen (siehe Abbildung 2). Zu den Kategorien gehören:

• Einladung
• Erinnerungsmail
• Nachfassaktion

Abb. 2 - E-Mail-Vorlage für Einladungen, Erinnerungsmails oder Nachfassaktionen erstellen

Nachdem Sie den blauen "Erstellen"-Button geklickt haben, erscheint eine Mustervorlage zur Bearbeitung. Sie können sowohl die Kategorien wechseln als auch den Namen und Betreff der Vorlage anpassen. Zudem steht Ihnen ein Textbereich samt Editor für individuelle Anpassungen zur Verfügung (siehe Abbildung 2).

Abb. 2 - Nehmen Sie Anpassungen der Schriftart, Ausrichtung etc. unkompliziert über den Editor vor.

2. Platzhalter einfügen: "Opt-out Link für E-Mails"

Am einfachsten lässt sich die Opt-out-Funktion mit dem Platzhalter "Opt-out Link für E-Mails" umsetzen. Legen Sie dazu eine neue E-Mail-Vorlage an oder öffnen eine bereits bestehende. Anschließend führen Sie die folgenden 3 Schritte aus: 

1. Platzieren Sie in Ihrer E-Mail-Vorlage einen Hinweis zur Opt-out-Option, z. B. „Wenn Sie keine weiteren Benachrichtigungen zu dieser Umfrage mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte auf den nachfolgenden Link: “.
2. Fügen Sie hinter diesem Hinweissatz über das Pluszeichen ("+") oben rechts den Platzhalter „Opt-out Link für E-Mails“ ein (siehe Abbildung 3).
3. Speichern Sie die bearbeitete E-Mail-Vorlage mit dem blauen Button „Speichern“ ab.

Abb. 3 - Wählen Sie den Platzhalter "Opt-out Link für E-Mails" über das Pluszeichen ("+") im Editor aus.

Ihre Umfrageteilnehmer sehen dann in der Einladung statt des Platzhalters einen blau hinterlegten Link „Benachrichtigungen deaktivieren“, über den sie sich bei Bedarf abmelden können (siehe Abbildung 4). Nutzen Sie die Vorschau über das Lupensymbol in der Vorlagen-Übersicht, um Ihre Änderungen und Platzhalter zu überprüfen. 

Abb. 4 - Vorschau mit Link "Benachrichtigungen deaktivieren"

Um Ihre Umfrage, Vorlagen, Platzhalter, den E-Mail-Versand und mögliche Ergebnisse zu prüfen, raten wir Ihnen, vor dem Einladungsstart stets einen Pretest durchzuführen. Worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie hier: Pretest durchführen

3. Opt-out-Funktion als Hyperlink einfügen

Alternativ zum Platzhalter "Opt-out Link für E-Mails" können Sie die Opt-out-Funktion per Hyperlink einfügen. Hierfür gibt es den Platzhalter "Opt-Out URL für E-Mails", den Sie auf individuell hinterlegte Inhalte wie bspw. "Opt-out-Button (Bitte keine weiteren E-Mails mehr)" verlinken können.

So gehen Sie vor: 

• Bitte kopieren Sie sich folgenden Platzhalter (mit Prozentzeichen!): %RESP.OPTOUTURL% oder klicken direkt innerhalb Ihrer Vorlage auf das Platzhaltermenü, wählen "Opt-Out URL für E-Mails" und schneiden den Platzhalter aus. 
• Markieren Sie nun das Wort, welches den Hyperlink erhalten soll, z. B. "Opt-out".
• Nach dem Markieren wählen Sie bitte das Link-Symbol (= Link einfügen) im Editor und fügen den kopierten/ausgeschnittenen Platzhalter im URL-Feld ein (siehe Abbildung 5).
• Damit der Platzhalter übernommen wird, klicken Sie unbedingt danach auf "Einfügen".
• Schließen Sie den gesamten Vorgang über den blauen Button "Speichern" ab. 

Abb. 5 - Platzhalter "Opt-out URL für E-Mails" als Hyperlink einfügen

4. Opt-outs über die Adressbuchverwaltung exportieren

Sie haben die Möglichkeit, ein Adressbuch gezielt zu exportieren. Dieser Export beinhaltet auch eine Spalte, die anzeigt, für welche E-Mail-Adressen ein Opt-out erfolgt ist. Diese Spalte steht jedoch erst zur Verfügung, sobald mindestens ein Opt-out vorliegt. 

Navigieren Sie hierfür zum Menüpunkt „Durchführen“ und anschließend in der linken Sidebar weiter zum „Adressbuch“. Klicken Sie dort auf das 3-Punkte-Menü und wählen "Export" aus (siehe Abbildung 6). Die Datei kann anschließend im CSV-Format heruntergeladen werden. 

Abb. 6 - Der Adressbuch-Export über das 3-Punkte-Menü erfasst auch die Opt-outs.

Bitte beachten Sie: Dieser Export enthält E-Mail-Adressen, die zu den personenbezogenen Daten gehören. Gehen Sie daher umsichtig mit den Informationen um. 

Neben dem Export besteht auch die Option, sich E-Mail-Opt-outs direkt innerhalb der Adressbuch-Übersicht anzeigen zu lassen. Klicken Sie dafür einfach auf das Zahnrad unterhalb des 3-Punkte-Menüs und setzen ein Häkchen bei "E-Mail-Opt-out" (siehe GIF). 

GIF - "E-Mail-Opt-out" über das Zahnrad im Adressbuch anzeigen lassen 

Sobald Teilnehmende Gebrauch von der Opt-out-Funktion machen, erscheint danach im Adressbuch an entsprechender Stelle ein "Ja", sonst wird Ihnen ein "Nein" angezeigt. Nutzen Sie außerdem den Filter-Button neben der Suchleiste. Auf diesem Weg können Sie unkompliziert nach allen Teilnehmenden filtern, die die Opt-out-Funktion genutzt bzw. nicht genutzt haben (siehe Abbildung 7). 

Abb. 7 - Filtern Sie innerhalb des Adressbuchs nach dem E-Mail-Opt-out.

5. Hinweise und Tipps für die Opt-out-Funktion bei E-Mails

• Die Opt-out-Funktion eignet sich für diverse Umfragearten. Nutzen Sie diese Funktion aber insbesondere bei Kundenbefragungen. Das schafft nicht nur Vertrauen bei Teilnehmenden, sondern ist im Rahmen der DSGVO ggf. auch erforderlich. 
• Wichtig: Die Opt-out-Funktion ist umfragespezifisch, nicht umfrageübergreifend! Sie gilt immer nur für die Umfrage bzw. das Adressbuch, für die sie aktiv eingerichtet wurde.
• Gehen Sie beim Export der Opt-out-Liste mit der notwendigen Umsicht vor, da es sich bei den hinterlegten E-Mail-Adressen um personenbezogene Daten handelt.

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