Opt-Out-Funktion in E-Mails anbieten

Opt-Out-Funktion in E-Mails integrieren

Sie möchten Ihren Umfrageteilnehmern die Möglichkeit des Opt Outs bei der Einladungsmail geben, sodass sich diejenigen, die möchten, von der Umfrage abmelden können? Dies geht bequem & einfach mit zwei E-Mail-Platzhaltern, die wir Ihnen hier vorstellen. Wir zeigen Ihnen außerdem, wo Sie in der Adressbuchverwaltung die Liste der Opt-Out-E-Mail-Adressen downloaden können.

Die Platzhalter der Opt Out-Funktion sind lediglich eine Möglichkeit unter vielen bei der Verwendung der E-Mail-Vorlagen. Mehr hierzu finden Sie in unserer Anleitung E-Mails schreiben. 

Bitte beachten: Die Opt-Out-Funktion ist umfragespezifisch, nicht umfrageübergreifend. Sie gilt immer nur für die spezifische Umfrage/ das Adressbuch, für die sie eingerichtet wurde. Sobald ein Umfrageteilnehmer die Funktion nutzt, bekommt er/sie keine E-Mails mehr zugestellt, auch wenn seine/ihre E-Mail-Adresse im Adressbuch steht. Soll ein Opt-Out für mehrere Umfragen oder alle Umfragen im Account gelten, so dürfen Sie als UmfrageerstellerIn die betreffende E-Mail-Adresse nicht mehr in andere Umfrage-Adressbücher hochladen.

• Menüführung - Wo sind die E-Mail-Vorlagen?
• Platzhalter "Link für Opt-Out-E-Mails" einfügen
• Opt-Out-Funktion als Hyperlink einfügen
• Download der Opt-Out-Liste
• Hinweise und Tipps für die Opt-Out-Funktion bei E-Mails

1. Menüführung - Wo sind die E-Mail-Vorlagen?

Die E-Mail-Vorlagen finden Sie beim Menüpunkt "Durchführen" -> "Veröffentlichen" in der linken Navigationsspalte, sobald Sie Ihre Umfrage geöffnet haben. Wählen Sie dort bitte im Bereich "Über LamaPoll einladen" - "E-Mail-Vorlagen erstellen". Das Anlegen einer neuen E-Mail geschieht immer über den gleichnamigen Button „Neue E-Mail-Vorlage“.

Sie gelangen dann zu unserer Muster-E-Mail-Vorlage – diese präsentiert sich wie eine „normale“ E-Mail mit einem Textbereich, dem Editor mit Einstellungen zu Schriftgröße, Schriftart, eine Betreffzeile.

Abbildung 1 - E-Mail-Vorlage mit Standardtext und Platzhaltern zum Bearbeiten und Abspeichern

2. Platzhalter "Link für Opt-Out-E-Mails" einfügen

Am einfachsten lässt sich die Opt-Out-Funktion mit dem Platzhalter "Link für Opt-Out-E-Mails" umsetzen. Legen Sie eine neue E-Mail-Vorlage an oder öffnen Sie eine bestehende und gehen dann die folgenden 3 Schritte:

1.) Platzieren Sie in Ihrer E-Mail-Vorlage einen Hinweissatz zur Opt-Out-Option, z.B. „Wenn Sie keine Benachrichtigungen zu dieser Umfrage mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte hier“:

2.) Fügen Sie hinter diesen Hinweissatz über das Platzhalter-Menü oben rechts den Platzhalter „Opt-Out Link für E-Mails“ ein (s. Abb. 2) .

3.) Speichern Sie die bearbeitete E-Mail-Vorlage mit dem blauen Button „Speichern“ ab.

Abbildung 2 - Platzhalter "Opt-Out-Link für E-Mails" aus dem Platzhaltermenü auswählen

Ihre Umfrageteilnehmer sehen in der Einladungsmail einen blau hinterlegten Link „Benachrichtigungen deaktivieren“, auf den sie klicken können, um sich abzumelden. (Abb. 3)

Abbildung 3 - Link "Benachrichtigungen deaktivieren"

3. Opt-Out-Funktion als Hyperlink einfügen

Alternativ zum Link "Opt-Out Link für E-Mails" können Sie die Opt-Out-Funktion per Hyperlink einfügen. Hierfür gibt es den Platzhalter "Opt-Out-URL für E-Mails", den Sie auf von Ihnen selbst gewählte Wörter/ Phrasen, z.B.: "Opt-Out (Bitte keine weiteren E-Mails mehr)".

So gehen Sie vor:

• Bitte kopieren Sie sich folgenden Platzhalter (mit Prozentzeichen!): %RESP.OPTOUTURL% (Das ist der Platzhalter "Opt Out URL für E-Mails" aus dem Platzhaltermenü).
• Klicken Sie in Ihre E-Mail-Vorlage und markieren Sie das Wort, welches den Hyperlink erhalten soll, z.B. "Opt-Out".
• Nach dem Markieren wählen Sie bitte das Link-Symbol (= Link einfügen) im Editor und fügen den kopierten Platzhalter im URL-Feld ein. [Abb. 4, Punkte 1.) und 2.) ]
• Klicken Sie bitte den blauen Link "Einfügen", sodass der Platzhalter eingefügt wird. (Abb. 4, Punkt 3.)
• Speichern Sie den gesamten Vorgang über den blauen Button "Speichern" ab. (Abb. 4., Punkt 4.)

Abbildung 4 - Platzhalter "Opt-Out URL für E-Mails" als Hyperlink einfügen

4. Download der Opt-Out-Liste in der Adressbuchverwaltung

Sie können sich eine Liste der E-Mail-Adressen downloaden, von denen aus die Opt Out-Option gewählt wurde. Diese Liste wird Ihnen im CSV-Format ausgegeben. Navigieren Sie hierfür im Menüpunkt „Durchführen“ zu „Veröffentlichen“ und wählen dort „Adressbuch verwalten“. Klicken Sie dort für den Download den grauen Button „E-Mail Opt-outs exportieren“ (s. Abb. 5).

Abbildung 5 - Button "E-Mail Opt-outs exportieren"

Bitte beachten Sie: Die Opt-Out-Liste enthält E-Mail-Adressen, die zu den personenbezogenen Daten gehören. Gehen Sie daher mit dieser Liste mit der notwendigen Umsicht um.

5. Hinweise und Tipps für die Opt-Out-Funktion bei E-Mails

• Die Opt-Out-Funktion ist für verschiedene Umfragearten geeignet, denken Sie jedoch insb. bei Kundenumfragen an die Opt-Out-Möglichkeit!
• Die Opt-Out-Funktion ist umfragespezifisch, nicht umfrageübergreifend! Sie gilt immer nur für die Umfrage/ das Adressbuch, für die sie eingerichtet wurde.
• Gehen Sie beim Download der Opt Out-Liste mit der notwendigen Umsicht vor, da es sich bei E-Mail-Adressen um personenbezogene Daten handelt.

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