Datenschutzhinweise & Impressum in Umfrage integrieren

Jede Umfrage gleicht einer Webseite. Sie muss daher ein Impressum und Angaben zum Datenschutz, z. B. eine Datenschutzerklärung beinhalten. So erhalten Umfrageteilnehmer die notwendigen Informationen zum Umfrageersteller und zum Umgang mit ihren personenbezogenen Daten bei Teilnahme an der Umfrage.
Wie Sie diese Angaben am besten in Ihren Fragebogen integrieren, lesen Sie hier.

Sie bestimmen als Umfrageersteller immer selbst, welche Daten, wie und zu welchem Zweck verarbeitet werden. Dies müssen Sie entsprechend juristisch korrekt kommunizieren. Verlinken Sie in Ihrer Umfrage daher neben Ihrem Impressum eine eigene Datenschutzerklärung (DSE), NICHT jedoch die Datenschutzerklärung von LamaPoll. Wie Ihre Daten auf unseren Servern verarbeitet und entsprechend geschützt werden, haben wir in einem Dokument zusammengestellt, das Sie in Ihrem LamaPoll-Account unter "Einstellungen" finden: "DSGVO" -> "Dokumente" -> "Ergänzende Hinweise zu Datenverarbeitungsvorgängen für den Auftraggeber". Falls Sie noch keinen Account bei uns haben, stellen wir es Ihnen gern auf Nachfrage zur Verfügung. Sprechen Sie uns hierzu bitte an

• Verlinkung und/oder PDF-Upload in der Fußzeile
• Datenschutzerklärung separat in Zusatzumfrage
• Zustimmung / Einwilligung zur Datenverarbeitung in Umfrage umsetzen

1. Verlinkung und/oder PDF-Upload in der Fußzeile

Für das Hinterlegen der Datenschutzhinweise und des Impressums eignet sich die Fußzeile Ihrer Umfrage. Der Teilnehmer kann die Informationen während der Befragung dann durchgängig auf jeder Seite abrufen.

Wir empfehlen dieses Vorgehen, denn nur so stellen Sie sicher, dass die Informationen schnell und einfach auf jeder Seite zugänglich bleiben. Im Zweifelsfall konsultieren Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten oder Juristen.

Öffnen Sie hierfür zunächst Ihren Fragebogen und wählen anschließend den Menüpunkt „Design“.  Aktivieren Sie dann bitte die "Umfrage-Fußzeile" unter "Anzeigen" (siehe GIF). Nachdem Sie mit dem grünen Button „Speichern“ bestätigt haben, erscheint die Fußzeile auf jeder Fragenbogenseite.

GIF - Aktivieren Sie die "Umfrage-Fußzeile" im Menüpunkt "Design".

Die Fußzeile kann nun nach Belieben über den Editor bearbeitet werden. Tragen Sie hier beispielsweise Ihr Impressum ein und laden die Datenschutzerklärung als PDF hoch (siehe Abbildung 1).

Abb. 1 -  Beispiel einer Fußzeile mit Impressum und Datenschutzerklärung

PDF-Upload der Datenschutzerklärung:

Klicken Sie in die Fußzeile und markieren im Editor das Wort "Datenschutzerklärung". Wählen Sie jetzt das Datei-Symbol aus (siehe Abbildung 2). 

Abb. 2 - Nutzen Sie die Option "Datei hochladen" im Editor, um eine Datenschutzerklärung hochzuladen.

Ziehen Sie Ihr PDF in das angezeigte Feld oder klicken Sie auf die Fläche, um Ihre Datei zu suchen und auszuwählen. Nach dem erfolgreichen Einfügen erscheint ein Büroklammer-Icon rechts neben dem Wort "Datenschutzerklärung". Klicken Sie nochmals auf die verlinkte Datenschutzerklärung und wählen das "Bleistift"-Symbol aus. Jetzt können Sie den Link bearbeiten und außerdem festlegen, ob sich die Datei nach dem Anklicken in einem neuen Tab öffnen soll (siehe GIF). Nutzen Sie diese Möglichkeit, um zu vermeiden, dass Teilnehmende aus Ihrer Umfrage geleitet werden. 

GIF - Bearbeiten Sie den Link so, dass er sich beim Anklicken in einem neuen Tab öffnet. 

Speichern Sie bitte den PDF-Upload und die Bearbeitung des Links abschließend über den blauen Button "Speichern" ab.

Aktivieren Sie beim Bearbeiten eines Links bzw. einer verlinkten Datei die Option "In neuem Tab öffnen". So bliebt Ihre Umfrage geöffnet, während sich Teilnehmende Ihr Impressum, die Datenschutzerklärung o. Ä. ansehen können. 

2. Datenschutzerklärung separat in Zusatzumfrage

Alternativ zur Verlinkung der Datenschutzerklärung (DSE) als PDF in der Fußzeile der Umfrage (siehe Punkt 1 dieser Anleitung), können Sie ihre DSE als Text in einer einzelnen separaten "Umfrage" platzieren, um in Ihrer eigentlichen Umfrage darauf verlinken zu können.

1. Erstellen Sie zusätzlich zu Ihrer eigentlichen Umfrage eine neue Umfrage in Ihrem Corporate Design und fügen hier auf der ersten Seite einen Textblock ein.
2. Platzieren Sie anschließend Ihre Datenschutzerklärung in diesen Textblock.

Tipp: Entfernen Sie in dieser "DSE-Umfrage" den Beenden-Button mit folgendem CSS-Code, den Sie oben im Bereich "CSS" eingeben:  <style type="text/css">.poll .poll-page #formbuttons .right #lp-finish-button {display:none!important}</style>

3. Kopieren Sie sich bitte den Link zu Ihrer "DSE-Umfrage" über "Durchführen" > "Link & QR-Code".
4. Erstellen Sie in Ihrer eigentlichen Umfrage eine Verlinkung zu Ihrer "DSE-Umfrage" - z. B. im Einleitungstext auf der Startseite: "Die Datenschutzerklärung für diese Befragung finden Sie hier." (hier= Verlinkung zur "DSE-Umfrage").
5. Veröffentlichen Sie sowohl die eigentliche Umfrage als auch die "DSE-Umfrage".

3. Zustimmung / Einwilligung zur Datenverarbeitung in Umfrage umsetzen

Sie können mit LamaPoll darüber hinaus eine Zustimmung bzw. Einwilligung zur Datenverarbeitung umsetzen, die es den Befragten ermöglicht, der verlinkten Datenschutzerklärung zur Umfrage aktiv zuzustimmen oder auch eine „Nicht-Zustimmung" anzugeben. 

a) Zustimmung / Einwilligung per Ja/ Nein-Frage und Weiterleitung umsetzen

Eine Abfrage bzgl. Zustimmung / Einwilligung zur Datenverarbeitung lässt sich mit wenigen Klicks auf der ersten Seite des Fragebogens umsetzen. Am einfachsten geht das mit einer als Pflichtfrage eingestellten Ja/ Nein-Frage mit darauffolgender Verzweigung, die die Befragten bei Zustimmung in der Umfrage weiterleitet und bei Ablehnung nicht weiter an der Umfrage teilnehmen lässt.

Bitte gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Platzieren Sie auf der ersten Fragebogenseite eine Ja/Nein-Frage (Fragestellung z. B. „Stimmen Sie unserer beigefügten Datenschutzerklärung zu?“).
2. Stellen Sie diese Frage als Pflichtfrage ein. Klicken Sie dazu auf „Bearbeiten" neben der entsprechenden Frage, navigieren zum Punkt „Pflichtfrage“ und setzen ein Häkchen bei „Ja“.
3. Nutzen Sie die Verzweigungs- (Sprung)Funktion, um die Befragten entprechend der Zustimmung („Ja“) im Fragebogen weiterzuleiten und bei Nicht-Zustimmung ("Nein") z. B. zum Ende der Umfrage zu leiten.

Stellen Sie die Verzweigung über das Verzweigungs-Symbol so ein, dass bei der Auswahl von ,,Nein'' ein Sprung zum Ende der Umfrage erfolgt (siehe Abbildung 3):

Abb. 3 - Beispiel einer Verzweigung mit Sprung zum Ende der Umfrage bei „Nein"

Befragte, die mit „Nein“ antworten, werden so zum Ende der Umfrage geleitet. Wir empfehlen anschließend, mit zwei verschiedenen Endseiten (Verabschiedung) zu arbeiten – eine Seite für die Befragten, die die Umfrage durchlaufen, und eine für diejenigen, die keine Zustimmung erteilt haben. Alternativ können Sie alle Teilnehmenden, die mit "Nein" antworten, auch direkt aus der Umfrage herausleiten. 

Da die Frage als Pflichtfrage eingestellt ist, kommen nur diejenigen Befragten im Fragebogen weiter, die Ihre Zustimmung mit „Ja“ gegeben haben. Die Datenschutzerklärung können Sie mit einer passenden Verlinkung in der Fragestellung hinzufügen oder aber in der Fußzeile des Fragebogens verlinken – wie bei Punkt 1 dieser Anleitung beschrieben.

b) Zustimmung / Einwilligung per Kontrollkästchen umsetzen

Alternativ können Sie eine Zustimmung / Einwilligung zur Datenverarbeitung auch mittels Kontrollkästchen umsetzen, das von Umfrageteilnehmenden für die Zustimmung aktiviert werden muss. Der Prozess ähnelt dem Opt-in-Verfahren bei einer Newsletteranmeldung. Die Befragten sehen hierbei nur ein einzelnes Kästchen z. B. mit dem Hinweistext: Hiermit stimme ich der Datenschutzerklärung zu.“.

So gehen Sie hierbei vor:

1. Wählen Sie zunächst über "Neues Element" den Fragetyp Multiple Choice aus.
2. Navigieren Sie im Bearbeitungsmodus zu den drei Antwortoptionen ("Erste Auswahl", "Zweite Auswahl", "Dritte Auswahl" ) und löschen Sie die zweite und dritte Anwortoption über das Papierkorb-Symbol, sodass nur noch die erste Auswahl bestehen bleibt.
3. Löschen Sie ebenfalls die Beschriftung "Erste Auswahl" und die voreingestellte Fragestellung "Mehrfach-Auswahlfrage" oben heraus.
4. Speichern Sie alle Änderungen mit dem grünen Button "Speichern" ab.  
5. Fügen Sie einen neuen Fragentext wie "Hiermit stimme ich der Datenschutzerklärung zu." hinzu.

Abb. 4 - Beispiel einer bearbeiteten Multiple-Choice-Frage für die Einwilligung per Kontrollkästchen

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