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Benutzerverwaltung im Account

Mitarbeiter (Benutzer/ Subuser) und Teams im Account anlegen und verwalten, Rechte & Freigaben

Ein LamaPoll-Account kann vom Administrator so eingerichtet werden, dass mehrere Abteilungen oder Teams unabhängig voneinander, völlig autark Umfragen erstellen und Umfrageprojekte durchführen. Mittels einer differenzierten Rechtevergabe kann der Account-Inhaber den Zugriff auf Umfragen steuern, d.h., Mitarbeitern z.B. den Zugriff nur auf bestimmte Umfragen erlauben oder für bestimmte verbieten. Ein großer Mehrwert ergibt sich aus dem Bilden von Teams innerhalb des Accounts, so dass Zusammenarbeit an Umfragen möglich wird. Wie dies alles in der Benutzerverwaltung funktioniert, lesen Sie hier.  

Die Benutzerverwaltung ist ab der Gold-Lizenz verfügbar, die Rechteverwaltung ist ab dem Platin-Tarif verfügbar.

1. Mitarbeiter (Benutzer) im Account anlegen

Um Mitarbeiter im Account anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Navigieren Sie oben rechts zu den Account-Optionen und wählen Sie im Drop-Down-Menü "Mitarbeiter". Legen Sie den Benutzer anschließend im Dialogfenster mit einer E-Mail-Adresse an.

Anlegen eine Benutzers (Mitarbeiter) mit einer E-Mail-Adresse über den Menüpunkt "Mitarbeiter"Anlegen eines Benutzers (Mitarbeiter)

2. Rechte und Freigaben

2.1 Rechte

Für jeden Account-Mitarbeiter kann der Account-Administrator individuell Rechte bzgl. des Zugriffs auf Umfragen einstellen/ vergeben und Umfragen freigeben. Beim Anlegen des Mitarbeiter-Eintrags kann der Account-Administrator festlegen, ob der Mitarbeiter eigene Umfragen erstellen darf:

-> Aktivierung der Option "Darf Umfragen erstellen".

Die detaillierte Rechtevergabe umfasst 5 Basisrechte:

  • Bearbeiten: Der Mitarbeiter kann Seiten und Fragen anlegen und bearbeiten. Bei Umfragen im Entwurfsmodus kann er auch Seiten und Fragen löschen.
  • Veröffentlichen: Der Mitarbeiter darf Umfragen starten und stoppen. Er bekommt Zugriff auf das Mailingsystem und hat das Recht, Einladungen an Teilnehmer zu versenden
  • Auswerten: Der Mitarbeiter darf Umfragen auswerten. Er erhält Zugriff auf alle Auswertungsdaten, kann diese filtern und exportieren.
  • Löschen: Der Mitarbeiter darf Umfragen, Teile von Umfragen und Ergebnisse löschen. Damit hat er auch das Recht, Umfragen zurückzusetzen.
  • Adressbuch: Der Mitarbeiter kann im Adressbuch einer Umfrage Teilnehmereinträge anlegen, bearbeiten und löschen.

 

Zudem kann der Account-Administrator Mitarbeitern das Recht erteilen, Teams zu erstellen und zu verwalten:

-> Aktivierung der Option "Darf Teams managen"

Mitarbeiterrechte: Aktivierung der zwei möglichen Rechte "Darf eigene Umfrage erstellen" und "Darf Teams managen"Mitarbeiterrechte: Aktivierung der Rechte "eigene Umfrage-Erstellung" und Teammanagement

Ein Mitarbeiter kann niemals, weder in einem Team oder bei bestimmten Ordnern oder Umfragen oder anderen Freigaben, mehr Rechte als die Basisrechte erhalten.

2.2  Freigaben erteilen

Für jeden Account-Mitarbeiter kann der Administrator Umfragen und/ oder Kategorien/ Ordner mit Umfragen freigeben.

Freigaben können einfach in der Mitarbeiter-Übersicht in der gleichnamigen Spalte über den Button " +Freigabe" erteilen werden:

Freigabe der Umfrage-Kategorie "Kundenbefragungen" für einen Nutzer in der Mitarbeiter-Übersicht Freigabe der Umfrage-Kategorie "Kundenbefragungen" für einen Nutzer in der Mitarbeiter-Übersicht

Eine Freigabe kann auch direkt an Umfragen erfolgen. Sobald ein Mitarbeiter-Zugang angelegt wurde, kann der Account-Administrator direkt bestimmte Umfragen in der Umfrage-Übersicht für diesen vorhandenen Mitarbeiter-Zugang freigeben, d.h. zuordnen

Freigabe einer Umfrage für einen Mitarbeiter-Zugang direkt an der UmfrageFreigabe einer Umfrage für einen Mitarbeiter-Zugang direkt an der Umfrage

3. Teams anlegen

Um ein Team im Account anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Navigieren Sie oben rechts zu den Account-Optionen und wählen Sie im Drop-Down-Menü "Team". Legen Sie das neue Team anschließend im Dialogfenster mit einer E-Mail-Adresse an:

Anlegen eines Teams im Account über den Menüpunkt "Teams"Anlegen eines Teams im Account

Ist ein Team angelegt, kann der Administrator diesem Team Mitarbeiter aus dem Account hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf das Team und wählen dann den blau hinterlegten Link "Mitglied hinzufügen" oder wählen Sie direkt in der Team-Übersicht den Button "+ Mitarbeiter".

Wichtig: Um einen Mitarbeiter zu einem Team hinzuzufügen, muss dieser zuvor als Mitarbeiter-Zugang angelegt sein.

4. Beispiele

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungsfällen und Scenarien bzgl. der Ausgestaltung der Benutzerverwaltung im Account. Wir haben hier 6 charakteristische, häufig vorkommende Beispiele aus der Praxis zusammengetragen:

4.1 Jeder Mitarbeiter arbeitet autark für sich und sieht nur eigene Umfragen

Der Mitarbeiter darf Umfragen erstellen und hat alle Rechte, jedoch keine zusätzlichen Freigaben. Er sieht also nur die eigenen Umfragen.

Rechte und Freigaben: Rechtevergabe für Mitarbeiter, die autark für sich und mit den eigenen Umfragen arbeiten, ohne Zusammenarbeit

4.2 Jeder Mitarbeiter arbeitet autark aber hat Zugriff auf bestimmte Umfragen (bspw. Vorlagen)

Der Mitarbeiter darf Umfragen erstellen und hat alle Basisrechte. Er sieht also die eigenen Umfragen. Zusätzlich hat er die Freigabe für einen bestimmten Ordner, in diesem Fall "Vorlagen". Für diesen Ordner hat er beschränkte Rechte - er kann die Umfragen herauskopieren und nutzen, jedoch nicht löschen oder veröffentlichen.

Rechte und Freigaben: Mitarbeiter erhält alle Basisrechte, darf eigene Umfragen erstellen und bekommt die Freigabe für den Ordner "Vorlagen"

4.3 Zusammenarbeit: jeder (oder ein bestimmter) Mitarbeiter sieht alle Umfragen und darf alle Umfragen bearbeiten

Der Mitarbeiter darf Umfragen erstellen und hat alle Basisrechte. Er hat auch als Freigabe "Alle Umfragen" mit allen Rechten erhalten. Er sieht somit alles, was im Account passiert.

Rechte und Freigaben: Zusammenarbeit durch Aktivierung aller Rechte und Freigabe "Alle Umfragen" für den Mitarbeiter

4.4 Teilweise zusammen: mehrere Mitarbeiter arbeiten in einem Team zusammen

Der Mitarbeiter darf Umfragen erstellen und hat alle Basisrechte. Er hat zusätzlich die Freigabe für ein Team erhalten (im Beispiel Team A). In diesem Team hat er auch alle Rechte.

Rechte und Freigaben: Teilweise zusammenarbeiten durch Aktivierung aller Basisrechte und Freigabe für ein Team

4.5 Rollenzuweisung: Mitarbeiter hat eine bestimmte Rolle, z.B. Auswerter

Der Mitarbeiter darf keine Umfragen erstellen und hat nur bestimmte Rechte für alle oder für bestimmte Umfragen oder in bestimmten Teams - in diesem Beispiel die Rolle Auswerter für alle Umfragen im Account.

Rechte und Freigaben: Mitarbeiter erhält nur eines der Basisrechte und nimmt so eine bestimmte Rolle für alle Umfragen oder bestimmte Umfragen ein - z.B. die Rolle eines Auswerters

4.6 Teamleiter: Mitarbeiter darf Teams erstellen und verwalten

Der Mitarbeiter hat das Recht, Teams zu verwalten. Er kann Teams erstellen und Mitarbeiter zuweisen.

Rechte und Freigaben: Mitarbeiter erhält das Recht, Teams zu erstellen und bekommt somit die Rolle eines Teamleiters, der Teams erstellen und ihnen andere Mitarbeiter zuweisen kann.

5. Wechseln und Löschen der Mitarbeiter-Zugänge

Als Account-Administrator können Sie Mitarbeiter-Einträge auswechseln oder auch vollständig löschen - beides sind verschiedene Vorgänge mit unterschiedlichen Folgen.

Gehen Sie für das Wechseln oder Löschen von Mitarbeitern bitte in die Mitarbeiter-Übersicht zu den erweiterten Optionen (3 Punkte):

Mitarbeiter-Zugänge auswechseln oder löschen über die erweiterten Optionen in der Mitarbeiter-Übersicht

Wechseln: Wenn Sie als Administrator einen bestehenden Mitarbeiter auswechseln, also bspw. die Zugangsdaten (Mailadresse) ändern, so übernimmt der neue  Mitarbeiter alle Umfragen und Freigaben des alten Mitarbeiters.

Löschen: Wenn Sie als Administrator einen Mitarbeiterzugang löschen, bleiben die Umfragen erhalten. Sie sehen bei Ihren Ordnern einen neuen Ordner mit dem Namen des gelöschten Mitarbeiters. So kann ein gelöschter Zugang später wiederhergestellt werden - durch Freigabe des Ordners.

Alle bereits bestehenden Umfragen bleiben immer erhalten - sowohl beim Wechsel als auch beim Löschen von Mitarbeiter-Zugängen! Es gehen in keinem Fall Umfragen oder Umfrageergebnisse hierdurch verloren.

6. Mitarbeiter-Übersicht: Alles auf einen Blick

Die Mitarbeiter-Übersicht finden Sie über die Account-Optionen oben rechts oder bei der Umfrage-Übersicht im linken Navigationsbereich.

In dieser Übersicht sehen Sie alle Mitarbeiter-Zugänge - entweder in einer Tabellenansicht oder Kachelansicht, die beliebig gewechselt werden können.

a) Mitarbeiter-Übersicht in der Tabellenansicht:

Übersicht der Mitarbeiter-Zugänge in Tabellenansicht - mit Informationen zu den Rechten und Freigaben

b) Mitarbeiter-Übersicht in der Kachelansicht:

Übersicht der Mitarbeiter-Zugänge in Kachelansicht- mit Informationen zu den Rechten und Freigaben
Die Mitarbeiter-Übersicht enthält Informationen zu den Rechten und Freigaben für jeden Mitarbeiter-Zugang sowie das Datum des letzten Logins ("Letzte Aktivität").

Jeder Mitarbeiter-Zugang kann hier auch bearbeitet werden - durch Klick auf den Eintrag.

 

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