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Individuelle Zugangsschlüssel

Token, Pin, TAN, individuelles Passwort für die Umfrageteilnehmer

Sie möchten jedem Teilnehmer einen individuellen Zugang zur Umfrage geben, einen sog. Token oder Pin? Jeder Ihrer Teilnehmer soll exakt nur einmal an der Umfrage teilnehmen können? Dann gibt es bei LamaPoll die individuellen Zugangsschlüssel - lesen Sie hier die Vor-und Nachteile davon und wie Sie die individuellen Links anwenden und verschicken können.

Vorteile auf einen Blick:

  • 100%-iges Vermeiden von Mehrfachteilnahmen
  • unbefugte Teilnehmer ausschließen: nur Personen mit einem Schlüssel können teilnehmen (geschlossene Umfrage)
  • automatisiertes & einfaches Versenden mittels Adressbuch und Platzhalterfunktion
  • gezielte Erinnerungsmails an verschiedene Gruppen von Teilnehmern

Die Einladung der Teilnehmer zur Umfrage mit individuellen Zugangsschlüsseln ist nur eine Möglichkeit. Sie können Ihre Teilnehmer auch mit dem allgemeinen Link zur Umfrage, der für alle Teilnehmer gleich aussieht, einladen. Eine Übersicht aller Einladungsmöglichkeiten finden Sie hier.

1. Vor- und Nachteile von individuellen Zugangsschlüsseln

Vorteile:

Mit individuellen, anonymen Zugangsschlüsseln (und der dazugehörigen Zugangsbeschränkung!) erhalten Sie eine sog. "geschlossene" Umfrage" mit einem exklusiven Teilnehmerkreis: nur diejenigen Personen, die von Ihnen einen Schlüssel erhalten haben, bekommen Zugriff auf die Umfrage. Unbefugte Personen ohne Zugangsschlüssel sind ausgeschlossen.

Die individuellen Zugangsschlüssel sind genau einmal gültig für einen Teilnehmer. Nach dem Beenden der Umfrage wird der Teilnehmer an einem erneuten Zugriff gehindert: Mehrfaches Teilnehmen an der Umfrage durch ein und dieselbe Person kann somit vollständig unterbunden werden - sobald mehrfaches Teilnehmen vollständig unterbunden werden soll/ muss, sind die individuellen Zugangsschlüssel das einzige Mittel!

Individuelle Zugangschlüssel können in automatisierter, einfacher Form mit dem LamaPoll-Adressbuch an die Teilnehmer verschickt werden. Es sind auch gezielte Erinnerungsmails an diverse Teilnehmergruppen möglich - z.B. an alle diejenigen, die die Umfrage noch nicht abgeschlossen haben.

Nachteile:

"gefühlte Nicht-Anonymität": ein individueller Zugangsschlüssel kann beim Teilnehmer Misstrauen hinsichtlich der Anonymität hervorrufen, da hier ein individueller Code sichtbar ist - jeder Teilnehmer erhält ja seinen eigenen, individuellen Link. Dies sollte insb. bei Mitarbeiterbefragungen im Hinterkopf behalten werden - abhängig davon, wie das Mitarbeitervertauen allgemein eingeschätzt wird.

2. Wie verwende ich die individuellen Zugangsschlüssel und wo finde ich sie?

Generell gibt es 2 verschiedene Wege, um die individuellen Zugangsschlüssel anzuwenden:

a) Sie können Ihre Teilnehmer mit dem Adressbuch und den LamaPoll-E-Mailvorlagen einladen, in denen in automatisierter Form - mit der Platzhalter-Funktion - der individuelle Schlüssel mitgeschickt wird. Dies setzt voraus, dass Sie alle E-Mail-Adressen Ihrer Teilnehmer haben und diese personenbezogenen Daten in unsere Software hochladen möchten/ können. Oder b):  Sie können die individuellen Zugangsschlüssel im Tool generieren und downloaden, um sie anschließend unabhängig von LamaPoll, z.B. mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm, zu versenden.

a) Versenden der Links mit dem LamaPoll-Adressbuch und E-Mail-Vorlagen

Sie laden die Teilnehmer-E-Mail-Adressen in das Adressbuch hoch und sorgen über Platzhalter in der Einladungsmail dafür, dass jeder einen eigenen Link bekommt. Sowohl das Adressbuch als auch die E-Mail-Vorlagen finden Sie in Ihrer geöffneten Umfrage beim Menüpunkt "Veröffentlichen". 

Alle relevanten Informationen zum Umgang mit dem LamaPoll-Adressbuch finden Sie hier. Unsere Anleitung für die Nutzung der E-Mail-Vorlagen inkl. Einfügen des individuellen Zugangschlüssels ist hier zu finden.

Achtung: Sobald Sie das LamaPoll-Adressbuch nutzen und somit personenbezogene Daten in die Software hochladen, wird der Abschluss eines Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO notwendig.

b) Generieren und Download der Zugangsschlüssel im Tool

Beim Menüpunkt "Veröffentlichen" - "Übersicht" -  "Zugangsschlüssel erzeugen" können Sie die individuellen, anonymen Zugangsschlüssel selbst generieren und downloaden, um sie dann unabhängig von LamaPoll zu verteilen - über Ihr eigenes E-Mail-Programm mittels Serienbrieffunktion, postalisch verschicken oder auch per Hand verteilen.

Öffnen Sie bitte Ihre Umfrage und navigieren Sie zum Menüpunkt "Veröffentlichen":

Gif - Option "Zugangsschlüssel erzeugen" bei der Übersicht im Bereich "Veröffentlichen"

Die Download-Dateien sind im TAB-Format und enthalten jeweils eine Spalte mit den einzelnen, reinen Schlüsseln - ein sechsstelliger Code aus Zahlen und Buchstaben- und eine Spalte mit den sog. "Verweisen": die kompletten individuellen Links mit den integrierten Schlüsseln, in der Form:

https://survey.lamapoll.de/[Umfrage-Name]/?key=[Schlüssel].

Die einzeln heruntergeladenen Schlüssel können auch einfach mit dem Zusatz "/?key=" an die Umfrage-URL angehangen werden.

Bei einer anonymen Umfrage (z.B. Mitarbeiterbefragung!) dürfen Sie als Umfrageersteller nicht wissen, welcher Mitarbeiter welchen Link bekommen hat. Die heruntergeladenen Zugangsschlüssel müssen daher per Zufallsprinzip zu den Teilnehmern gelangen – z.B. Verteilung der Schlüssel durch eine unabhängige Vertrauensperson wie dem Betriebsrat oder lassen Sie die Mitarbeiter die Zugangsschlüssel "aus dem Hut ziehen".

3. Zugangsbeschränkung für individuelle Zugangsschlüssel einstellen

Die individuellen Zugangsschlüssel erfordern eine entsprechende Einstellung bei den Zugangsbeschränkungen: Wählen Sie bei "Veröffentlichen" - "Einstellungen" "Sicherheit"  bei der Frage "Wer darf teilnehmen?": "nur Teilnehmer aus dem Adressbuch oder mit generierten Zugangsschlüsseln":

Abbildung 2 - Zugangsbeschränkung für individuelle Zugangsschlüssel bei "Veröffentlichen"  -> "Einstellungen" einstellen

 

 

Mit dieser Einstellung ist gewährleistet, dass nur Teilnehmer mit einem gültigen Schlüssel die Umfrage beantworten dürfen, ein Schlüssel verlangt wird. Sie erhalten hiermit eine sog. "geschlossene" Umfrage, deren Zugang auf Personen mit einem individuellen Zugangsschlüssel beschränkt ist.

4. Hinweise

  • Generieren & Download der Zugangsschlüssel im Tool ist eine Alternative zum Versenden der individuellen Links mit dem LamaPoll-Adressbuch - wenn Sie über das Adressbuch mit PLatzhalter in den E-Mail-Vorlagen - wie in a) beschrieben - einladen, müssen Sie nicht zusätzlich die Zugangsschlüssel selbst generieren.
  • Achtung beim Thema Anonymität: die Verwendung von individuellen Zugangsschlüsseln innerhalb einer geschlossenen Umfrage ist hinsichtlich der Anonymität Ihrer Teilnehmer nicht immer die beste Wahl. Lesen Sie dazu hier.

 

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