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E-Mail-Versand: SPF-Record

Was können Sie tun, wenn Ihre Einladungs- oder Erinnerungsmails beim Empfänger nicht ankommen oder im Spam-Ordner landen?

Um kein falsches Bild aufkommen zu lassen: LamaPoll versendet keine Spam-E-Mails! Es kann jedoch vorkommen, dass Ihre Einladungs- oder Erinnerungsmails als Spam eingestuft werden, obwohl es sich nicht um Spam handelt und Ihre Mails beim Empfänger im Spam-Ordner landen oder diesen gar nicht erreichen. Was Sie dagegen tun können, lesen Sie hier:

Es geht hier um eine Problematik, die aufkommen kann, wenn Sie Ihre Einladungs- oder Erinnerungs-Mails mit dem LamaPoll-Versandsystem verschicken. Alles Notwendige zum E-Mail-Versand finden Sie hier. Beachten Sie bitte: Sie müssen nicht auf das Versandsystem von LamaPoll zurückgreifen. Sie können auch mit Ihrem eigenen Mail-Programm die Einladung verschicken oder ganz andere Formen der Einladung nutzen. Alle Einladungsmöglichkeiten und deren Vor-und Nachteile finden Sie hier.

1. LamaPoll und Spam-E-Mails?

Gleich vorweg, um kein falsches Bild aufkommen zu lassen: LamaPoll versendet keine Spam-E-Mails. Spam-Mails sind ein enormes Problem für den gesamten, über das Internet abgewickelten Schriftverkehr. Wir haben unsere Mailserver allerdings bestmöglich konfiguriert, sodass eine korrekte Prüfung und Verifikation unserer E-Mails möglich ist (u.A. durch SPF, DKIM, DMARC).

Es kann jedoch zu sog. „false-positive“-Erkennungen kommen, d.h., eine E-Mail wird als Spam eingestuft, obwohl es sich nicht um Spam handelt: So etwas kann mit den Einladungs- oder Erinnerungs-E-Mails passieren, die Sie über das LamaPoll-Versandsystem verschicken.

Es kann vorkommen, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner des Adressaten landen oder im schlimmsten Fall den Empfänger gar nicht erreichen - obwohl es sich nicht um Spam handelt.

Der Grund hierfür: interne IT-Richtlinien auf Ihrer Seite bewirken, dass über das LamaPoll-System versendete E-Mails blockiert werden. Normalerweise ist hierbei das Problem, dass als Absender der Accountname verwendet wird. Wir (LamaPoll) geben uns dann als Sie aus – und dies finden die meisten Firmen-Mailserver nicht gut, so dass diese E-Mails als Spam eingestuft oder gänzlich blockiert werden.

Uns sind in diesem Fall die Hände gebunden - wir können keinen Einfluss auf die Mechanismen nehmen, die zur Spam-Erkennung beim Empfänger angewendet werden. Allerdings, es gibt eine Lösung hierfür: Nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit Ihrer IT-Abteilung auf. Diese kann mit einem SPF (Sender Policy Framework)-Eintrag dafür sorgen, dass LamaPoll Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails mit Ihnen als Absender versenden darf.

2. Lösung: SPF-Record

Bei einem SPF-Record trägt der Inhaber einer Domain in das Domain Name System ein, welche Adressen zum Versand von E-Mails für diese Domain berechtigt sind. Dies ist normalerweise eine Aufgabe für Systemadministratoren. Sollten Sie selbst also gerade nicht genau wissen, was zu tun ist, kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator. Er kann Ihnen mit Sicherheit weiterhelfen.

In den DNS-Einstellungen Ihrer Domain legen Sie bitte folgenden TXT-Eintrag an:

"v=spf1 include:spf.lamapoll.de ~all"

Wir empfehlen: Arbeiten Sie beim SPF Record NICHT mit der IP-Adresse, denn die IP-Adresse unseres Mailservers kann sich ändern. Bitte schreiben Sie stattdessen : " include: spf.lamapoll.de " !

3. Alternativen zum SPF-Record

Insofern Sie nicht Ihr eigenes E-Mail-Programm für Ihre Einladungs- oder Erinnerungsmails verwenden möchten, sondern den Mail-Versand über das LamaPoll-Tool regeln möchten, gibt es drei Alternativen für einen SPF-Record, die wir kurz vorstellen:

a) invite@lamapoll.de als Absendeadresse

Alternativ zum SPF-Record können Sie die invite@lamapoll.de als Absendeandresse verwenden: Diese no-reply-Adresse ist bei den E-Mail-Vorlagen standardmäßig hinterlegt und kann dort ausgewählt werden.

b) Eintrag Ihres Mailservers in unser Tool

Eine weitere Alternative: Tragen Sie Ihren firmeneigenen Mailserver in unserem Tool ein - in Ihrem Account oben rechts über "Mein Konto". In diesem Fall läuft der Mail-Versand über Ihren Mailserver, der in unserer Software registriert wird.

Bei Nachfragen hierzu wenden Sie sich gern an unseren Support.

Bitte beachten: Diese Funktion ist ab dem Platin-Tarif vorhanden.

c) DKIM Signatur - kommen Sie gern auf uns zu

Nehmen Sie hierzu am besten Kontakt mit unserem Support auf.

 

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