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Teilnehmerliste hochladen, Teilnehmerverwaltung und Attributhinterlegung

Sie möchten Ihre Teilnehmer über das LamaPoll—System zur Umfrage einladen? Dann benötigen Sie einen Ort, wo Sie Ihre Teilnehmerliste, die E-Mail-Adressen der zu benachrichtigenden Personen hochladen/ speichern – das Adressbuch! Ihre Teilnehmer sollen mit bestimmten Attributen markiert werden, so dass sich dies im Ablauf des Fragebogens oder der Auswertung wiederfindet? Auch hierfür ist das Adressbuch da …
Lesen Sie im Folgenden, wie Sie mit dieser Funktion umgehen und was Sie beachten sollten:

Sie müssen das LamaPoll Adressbuch nicht benutzen, andere Wege der Einladung plus Vor- und Nachteile finden Sie hier: Einladung zur Umfrage

1. Wofür benötigen Sie das LamaPoll-Adressbuch?

Das Adressbuch ist neben den E-Mail-Vorlagen und den Mail-Aufträgen wichtiger Teil des Versandsystems. Um Ihre Teilnehmer mit unseren E-Mail-Vorlagen zur Umfrage einladen zu können, müssen die E-Mail-Adressen der Adressaten, die Teilnehmerliste, in die Software hochgeladen werden – in das Adressbuch nämlich. Daneben ist das Adressbuch der Ort, an dem Sie Teilnehmerattribute hinterlegen können.

Hintergrund: Sie können Teilnehmern beliebige Attribute vergeben – Geschlecht, Abteilung, Kundennummer.. Diese Attribute können zur Auswertung herangezogen werden oder auch die Dynamik des Fragebogens beeinflussen (bspw. „Frage nur sichtbar, wenn Attribut = männlich“).

Sobald Sie das Adressbuch nutzen/ nutzen möchten, werden personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen in unserer Software gespeichert und verarbeitet. Klären Sie bitte im Vorfeld mit entsprechenden Ansprechpersonen intern ab, inwieweit dies gewünscht/ nicht gewünscht ist.

2. Adressbuch als Ort für Attribute – Attributvergabe

In einer entsprechenden Spalte können im Adressbuch für jeden Teilnehmer Angaben/ Markierungen, sog. Attribute hinterlegt werden. Einmal dort hinterlegt, können sie in der Auswertung, bei den Ergebnisfiltern genutzt werden oder bei der Steuerung des Fragebogens innerhalb von Verzweigungs- oder Sichtbarkeitsbedingungen. Lesen Sie mehr zum Umgang mit Attributen bitte in unseren Anleitungen zum Thema: Attribute-Einsatzgebiete und Attribute vergeben.

Kurzes Beispiel: Zu jedem Teilnehmer / jeder Teilnehmerin fügen Sie die Information „Standort“ hinzu. Sie können später je nach Attribut, also in diesem Fall je nach Standort des einzelnen Teilnehmers zum Beispiel…

den Fragebogen steuern (bestimmte Seiten/Fragen sind nur für bestimmte Standort sichtbar/unsichtbar)
die Ergebnisse filtern („zeige nur Ergebnisse von Teilnehmern mit Standort A an“
Seiten anspringen oder überspringen
Ergebnisse vergleichen („vergleiche/teile alle Ergebnisse nach dem Attribut Standort“)
Den Standort als Platzhalter in Fragen und Texten anzeigen

Im Adressbuch werden alle Informationen außer Name und E-Mail-Adresse als Attribute behandelt. Attribute werden mit der Auswertung exportiert. Verwenden Sie daher niemals Namen oder zu viele Attribute bei anonymen Umfragen!

3. Adressbuch als Teil des Versandsystems – Funktionen und Möglichkeiten

In das Adressbuch laden Sie die E-Mail-Adressen und Namen der Teilnehmer hoch. Einmal importiert, können die E-Mail-Adressen von dort auch angeschrieben werden. Außerdem kann das Adressbuch für andere Umfragen exportiert werden - hier die Möglichkeiten im Überblick:

a) Adressbuch befüllen – Teilnehmerliste hochladen/ importieren

Das Adressbuch finden Sie im Menüpunkt "Durchführen" - "Veröffentlichen".

Einzelne, wenige Teilnehmer(Mail-Adressen) können Sie dort über „Neuer Teilnehmer“ hochladen. Das ist vor allem zu Beginn zum Testen des Fragebogens interessant – Sie können sich selbst und ein paar Kolleg/innen/en zum Testen einladen.

Haben Sie eine große Anzahl von E-Mail-Adressen, eine umfangreiche Teilnehmerliste, empfiehlt sich die Import-Funktion: „Adressbuch importieren“. Dazu erstellen Sie zunächst eine Excel Datei, in welcher eine Spalte die E-Mail-Adressen beinhaltet. Sollten Sie weitere Spalten hinzufügen, mit weiteren Informationen zum Teilnehmer, so werden diese als Attribute übernommen (und mit den Ergebnissen ausgegeben). Diese Excel Datei speichern Sie bitte im „CSV“ Format ab und laden sie in das Adressbuch hoch.

Öffnen Sie für den Importvorgang Ihren Fragebogen, navigieren links zum Bereich "Veröffentlichen" und dort "Adressbuch verwalten" und wählen dann den "Adressbuch importieren-Button".

Der Import-Vorgang verläuft anschließend in 3 Schritten, die Sie jeweils mit „Weiter“ durchlaufen:

Schritt 1: Importdatei auswählen:

Klicken Sie hier bitte auf „Durchsuchen“ und wählen aus Ihrem Server und Ihrem Laufwerk die richtige Datei.

Schritt 2: Importoptionen auswählen:

Je nachdem, wie Ihre CSV-Datei aufbereitet ist, sollten Sie hier anpassen: Enthält Ihre CSC-Datei keine erste Spalte mit Spaltennamen (Name, E-Mail, Attribute) muss die Voreinstellung von „Ja“ auf „Nein“ geändert werden. Sie sehen unten die Vorschau des Imports.

Im zweiten Schritt des Importvorgangs die Importoptionen auswählen. Abb. 2- Importoptionen auswählen als 2. Schritt des Adressbuch-Imports

Schritt 3: Importdaten auswählen:

Überprüfen Sie in diesem Schritt bitte „Feld für Teilnehmer-Name“ und „Feld für Teilnehmer-E-Mail“. Stimmt das Feld im Drop-Down-Feld mit Ihrer Spalte der CSV-Datei überein? Im unteren Bereich sehen Sie die Vorschau. Falls es keine Übereinstimmung gibt, ändern Sie bitte über das Drop-Down-Menü das Feld. (siehe Abbildung 3)

Alle zusätzlich zu Teilnehmername und E-Mail-Adresse der Teilnehmer hochgeladenen Daten werden als Attribute ausgelesen.

Schritt 3 des Importvorgangs: Importdaten auswählen Abb. 3 - Importdaten auswählen

Hinweis: Wenn Sie keine Teilnehmernamen (keine Namensspalte) hochladen, wählen Sie bei Schritt 3 bei „Feld für Teilnehmer-Name“ im Drop-Down-Menü bitte „-keine"-.

Namen und E-Mail-Adressen werden bei anonymen Umfragen nicht mit den Ergebnissen ausgegeben, nur Attribute! Sie könnten also bspw. die „Name“ Spalte nutzen, um die Teilnehmer individuell im Fragebogen oder in der Einladungsmail anzusprechen, der Fragebogen bleibt anonym.

Der Import von Attributen ist standardmäßig auf „Ja“ voreingestellt. Haben Sie also bereits in Ihrer Datei eine entsprechende Spalte für Teilnehmerattribute, so wird diese mitimportiert. Sollen diese Attribute nicht importiert werden, ändern Sie bitte auf „Nein“.

Nach diesem 3. Schritt ist der Importvorgang abgeschlossen. Sie bekommen hierüber ein Info-Fenster angezeigt, das die Anzahl der importierten Daten nennt. Sie finden hier auch die den Download für die Import-Logdatei. (siehe Abbildung 4)

Kommt es zu Fehlern beim Importvorgang, z.B. durch Dubletten, werden diese Fehler in der Logdatei aufgelistet.

Meldung zum erfolgreichen Importvorgang mit Anzahl der importierten E-Mail-Adressen und Hinweis auf das Import-Protokoll. Abb. 4 - Importvorgang abgeschlossen mit Hinweis auf Import-Protokoll

Eine E-Mail-Adresse kann standardmäßig pro Adressbuch immer nur einmal importiert werden. Für das mehrfache Hochladen ein und derselben E-Mail-Adresse benötigen Sie unsere Unterstützung. Bitte nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit unserem Support-Team auf.

b) E-Mails aus dem Adressbuch heraus versenden

Ist das Adressbuch hochgeladen, können Sie die E-Mail-Vorlage für die Einladungs-Mail erstellen und anschließend aus dem Adressbuch heraus einzelne E-Mails versenden. Sehen Sie zu diesem Vorgang bitte unsere Kurzanleitung: E-Mails aus dem Adressbuch heraus versenden.

Da die Mail-Aufträge Ihnen eine gewisse Zeit zum Reagieren überlassen und deswegen in einem 5-10 Minuten Takt versendet werden, empfiehlt es sich zum Testen zu Beginn lieber die Teilnehmer einzeln über das Adressbuch über den dazugehörigen Button bei jedem Teilnehmer einzuladen.

c) Suchen und Filtern

Über den blau hinterlegten Link „Suchen und Filtern“ können Sie gezielt nach Namen, E-Mail-Adressen, Attributen suchen und innerhalb der Attribute filtern, um z.B. einzelne Teilnehmer anschreiben zu können.

Bei der Textsuche kann auch mit Standard-Wildcards (Platzhalter-Suche mit *) gesucht werden.

Abb. 5 - Suchen und Filtern im Adressbuch

Hinweis: Wenn Sie 2 Attribute zum Suchen anklicken, werden Sie alle Teilnehmer finden, die eines der beiden Attribute haben. Sie können also keine Suchen verknüpfen, bspw. „Attribut A UND Attribut B“.

d) Adressbuch exportieren

Zu jeder Umfrage gehört EIN Adressbuch. Benötigen Sie ein Adressbuch für verschiedene Umfragen können Sie dieses Adressbuch am besten über „Adressbuch exportieren“ exportieren, um es an anderer Stelle wieder neu hochzuladen.

Sie erhalten dann eine Meldung, die Sie mit "Ja" bestätigen können. Erst danach wird das Adressbuch heruntergeladen.

Meldung zum Export des Adressbuchs, die mit "Ja" bestätigt werden muss, um das Adressbuch herunterzuladen.

Abb. 6 - Adressbuch exportieren

Wenn die Umfrage bereits gestartet ist und als „nicht anonym“ markiert und „geschlossen“ eingestellt, erhalten Sie beim Export auch den zu jedem Teilnehmer gehörigen Zugangslink und Zugangsschlüssel. Diese können Sie auch selbst für die Einladung verwenden, unser System stellt automatisch die Verknüpfung zwischen dem Link und den im Adressbuch hinterlegten Attributen fest.

4. Löschen einzelner Teilnehmer

Über das „Papierkorb-Symbol“ bei jedem Teilnehmer können Sie diesen mitsamt eventuell dazugehörigen Ergebnissen löschen. Diese Funktion ist bspw. bei der Wahrung von Betroffenenrechten im Zuge der DSGVO wichtig.

5. Löschen des Adressbuchs

Sie können das gesamte Adressbuch löschen, indem Sie „Alle auswählen“ oder „Liste auswählen“ ankreuzen und anschließend den Papierkorb-Button „Löschen“ wählen. (siehe Abbildung 7)

ACHTUNG! Beim Löschen gibt es ein paar Aspekte zu beachten:

Sobald Umfrageergebnisse vorhanden sind, sind diese mit dem Teilnehmer im Adressbuch verknüpft. Eine Löschung einzelner Teilnehmer aus dem Adressbuch zieht dann die Löschung des zugehörigen Ergebnisses nach sich.

Löschen Sie das gesamte Adressbuch einer Umfrage nachdem alle Ergebnisse eingesammelt wurden, werden auch die Ergebnisse gelöscht! Sie erhalten bei einem Löschversuch vorab eine Warnung hierzu.

Exportieren Sie daher alle Umfrageergebnisse vor der Löschung des Adressbuchs. Ein gelöschtes Adressbuch kann nicht wiederhergestellt werden! Aus datenschutzrechtlichen Gründen nimmt LamaPoll jeden Löschauftrag ernst.

Löschen des Adressbuchs mit dem Button "Löschen" nach vorheriger Auswahl über "Alle auswählen". Abb. 7 - Adressbuch löschen